¿Te toca organizar un evento? Tips para lograr que resulte todo un éxito

Son pocos los momentos en los que el alma de las empresas, es decir, quienes las forman, puedan reunir a sus empleados sin horarios preestablecidos y una agenda. Pero como cada año ya está aquí la Navidad. Una de las épocas del año en la que, junto a alguna que otra conferencia anual, las reuniones, eventos y comidas o cenas de empresa se producen con más frecuencia.

Hay que tener en cuenta que estos momentos son los preferidos por la mayoría de las compañías para motivar al personal y sin duda una potente herramienta de marketing para generar imagen.

Si eres de los que te toca organizar, a continuación dejamos algunos consejos útiles, con los que seguro tu evento resultará todo un éxito:

1.- Establece cuál es el mensaje que quieres transmitir. ¿Cuál puede ser la experiencia que produzca emociones más fuertes en tu equipo? ¿Qué mensaje quieres dejar? Por ejemplo, tu empresa transmite fidelidad o es la más innovadora. Una vez tengas clara esta premisa, el resto vendrá rodado.

2.- Haz una previsión y planifica con suficiente tiempo. Es fundamental tener claro la fecha, los invitados y la temática de la fiesta o evento en sí. Lo ideal es empezar con seis meses de antelación, pero si no cuentas con este tiempo, deberás hacerlo como muy tarde, dos o tres meses antes. Recuerda que si tu evento es por todo lo alto, concertar entrevistas con famosos o reservar locales espectaculares o de moda te llevará tiempo.

3.- Lo más importante, busca el lugar ideal, que exprese las aspiraciones de la empresa y que dé la imagen perfecta que necesitas. Ten en cuenta que debes adaptarte a todo el mundo y sus necesidades. Es muy importante la accesibilidad, que cuente por ejemplo con servicio de aparcamiento, que sus instalaciones resulten atractivas, y que disponga del máximo de servicios (por ejemplo con hotel).

4.- Organiza un evento intuitivo y organizado, teniendo en cuenta las características del personal e intentando satisfacer todas sus necesidades. También puedes pedir ayuda a empresas especializadas o dotarte del asesoramiento de un event manager que gestione toda la organización de la fiesta. Su planificación debe incluir temas tan esenciales como la música, el baile, un poco de suspense o el discurso del CEO. También se pueden organizar concursos, sorteos, un detalle sorpresa en el sitio de cada comensal o incluso un mago o animador que amenice la velada.

5.- No te olvides del discurso, casi lo más importante, porque nos recuerda el espíritu de nuestra empresa y lo que nuestro equipo significa. Cuanto más breve sea, mejor, y por supuesto debe ofrecer una visión de futuro. Las entregas de premios y los reconocimientos suelen gustar mucho. Y puede ser gracioso y desenfadado, si la empresa también lo es.

También puedes premiar con un souvenir, que sirva de recuerdo del evento y que haga que los invitados no se olviden de ese día. No hace falta que emplees mucho presupuesto. A veces lo más insignificante puede ser los más valioso, si es creativo. Por ejemplo unos bombones personalizados.

6.- Retroaliméntate. Para mejorar tu evento y sobre todo para que te ayude a comunicarte con tus compañeros, ya que su opinión es al fin y al cabo, la más importante, y también ayuda a que se sientan participativos en el plan.

 

Imagen : An Event Apart Design Conference por kris krüg disponible bajo Licencia de Atribución No-Comercial y Sin-Derivaciones.