5 tips sobre cómo captar influencers para un evento

5 consejos que te ayudarán a encontrar los influencers adecuados para el público de tu evento.

Los tiempos del marketing digital avanzan cada vez más deprisa, y el último acelerón procede directamente del anterior: las redes sociales. Las grandes protagonistas de este inicio de siglo XXI han ayudado a cambiar a personas normales y corrientes, y convertirlas en referentes de moda, diseño, música o cualquier ámbito que se nos pueda ocurrir. Vivimos en la era de los influencers.

Pero, ¿cómo incorporar la capacidad de engagement de estos influencers en nuestro evento? Dar con la persona indicada puede marcar la diferencia entre un éxito rotundo, o pasar rotundamente desapercibido.

  • Elige bien tu plataforma 

Encontrar a la persona indicada para difundir tu mensaje entre el público pasa en primer lugar por conocer qué plataforma te conviene más. Estos creadores de contenido interesante y en alza pueden pertenecer a YouTube (youtubers), Instagram (instagramers) o Blogger (bloggers), entre otros.

  • Debes estar siempre al día 

Las redes sociales evolucionan constantemente, y con ellas los influencers. Antes de elegir a quién proponer una acción conjunta, debes tener en cuenta las últimas tendencias y el futuro más próximo del mercado. Contar con una persona que está creciendo con mucha fuerza en Instagram, puede ser una muy buena estrategia a medio y largo plazo.

De este modo, controlar en todo momento qué personajes son más influyentes y qué es lo más popular en el sector es muy recomendable. Plataformas como YouTube o Snapchat poseen blogs donde hacen estudios regulares acerca de estos pormenores.

  • Elige al influencer adecuado

Los influencers con más éxito en redes sociales pueden llegar a superar los más de 10 millones de seguidores en su plataforma, por lo que no es extraño que su servicio requiera un presupuesto demasiado elevado para la mayoría de los bolsillos.

Para el resto de los mortales, la clave es entender a quién está tratando de llegar, estudiar que su audiencia sea la idónea para cumplir con los objetivos del evento. Hay que atender más el nivel de engagement. El principial objetivo es que crezca la comunidad. Por ello es importante contar con una cuenta fiable, atractiva y público o usuarios realmente interesados en el evento.

  • Traza tus metas desde el principio.

Una vez se ha encontrado a la persona ideal, se debe reflejar y dejar claro cuáles son nuestras metas. Es decir, si quieres seguir haciendo que tu comunidad de seguidores vaya creciendo, si quieres aumentar el número de inscripciones y asistentes, o simplemente buscas audiencia online de la retransmisión del evento.

  • Regala o premia.

Apoya el evento del influencer con promos, códigos descuento que inciten al registro, o a través de vídeos con formatos compatibles, y que hagan posible que el contenido se viralice.

Además, habrá que prever los hashtags que se van a lanzar, los enlaces y el seguimiento de campaña que se va a trazar y emplear en torno al evento, siempre bajo una supervisión continua, para actuar siempre en la misma línea de la estrategia marcada.

¿Planificas eventos? 10 hábitos que debes evitar y cómo solucionarlos

Si eres event planner debes tener en cuenta los 10 siguientes hábitos que debes evitar y cómo solucionarlos para que tus eventos resulten todo un éxito.

  • Trabajar full time. Los planificadores de eventos tienen la facilidad de distribuir sus horarios libremente. Esto tiene sus pros y contras. ¿Lo más peligroso? No saber parar y dedicar prácticamente las 24 horas del día a tu trabajo. Debes organizarte y establecer un horario, distinguiendo tu labor profesional de tu vida personal.

 

  • Perder los nervios en situaciones de estrés. Muy común entre las personas que planifican eventos. Debes aprender a diferenciar las situaciones de estrés a nivel interno de las situaciones en las que transmites nerviosismo a tus compañeros, superiores y asistentes.

 

  • No escuchar. Si no escuchas, puedes estar perdiendo información importante y detalles fundamentales para alcanzar el éxito de tu evento. Tómate tu tiempo y atiende a todo el equipo, prestando atención a sus peticiones y propuestas.

 

  • Movimientos en falso y dispersos. Muchas veces, con tal de complacer a los clientes en un evento, estamos de allá para acá dando tumbos. Estar disperso no te ayudará en nada. Dedica un rato a cada cliente. Te ayudará a entender y comprobar de forma más clara qué objetivos quieres alcanzar en tu evento.

 

  • Toma de decisiones rápidas e impulsivas. Te pueden llevar a gestionar y determinar malas soluciones y pérdidas incluso de carácter monetario para tu evento. Toma decisiones meditadas, con integridad, que transmitan seguridad para el evento.

 

  • No pedir ayuda. Hay veces que debes hacerlo. Cuando te sientas colapsado, pide ayuda, delega y pregunta cuando no tengas claro algún punto.

 

  • Céntrate en tu competencia. Muchas veces nos distraemos con la competencia. Si bien, es buena idea estar al día de las tendencias del mercado y de sus acciones, no te obsesiones con todos sus movimientos.

 

  • Asumir de más. En la planificación de eventos siempre se tiende a asumir de más. Si bien, por naturaleza, se está preparado para asumir grandes desafíos y retos, también hay que saber limitar y establecer un límite de carga de trabajo. Debes aprender a decir ‘basta’.

 

  • Comportarte o asumir el rol del invitado o asistente. La organización de eventos es lo más parecido a una gran fiesta o celebración. Eres muy afortunado, pero recuerda que estás trabajando. Dicho esto, procura no relajarte y disfrutar del evento como si fueras un invitado. Relacionarte con tus clientes es fundamental, pero nunca rebases la línea.

 

  • Mantente conectado. Debes estar pendiente del móvil, las redes sociales, los correos o las apps para eventos, pero no cometas el gran error de dejar tu vida en ello. Intenta establecer momentos de desconexión total. Todo puede esperar dentro de unos parámetros.

 

Los previos del evento: Tips para una buena planificación

Preparar un evento se convierte en todo un desafío, especialmente para quien asume toda la responsabilidad con la única finalidad de que no se le escape hasta el más mínimo detalle.

A continuación dejamos 24 consejos fundamentales para la planificación y preparación previa de un evento que evitarán que el día de la celebración pueda jugarnos una mala pasada:

 

1.- Ten a mano un plan B. Está demostrado que la mayoría de veces falla algo en la logística. O alguien viene con retraso, o por ejemplo falta café para todos. Cuenta con una segunda alternativa contra cualquier contratiempo.

2.- El Factoring de suplementos. Asegúrate bien de las comisiones adicionales que pueden variar bastante dependiendo del sitio. Por ejemplo los impuestos añadidos del lugar donde celebres el evento, o la tarifa de los camareros.

3.- Ten menú variado para todos los gustos. Hay que tener en cuenta que ahora hay vegetarianos, veganos, celiacos, etc… queremos tener contentos y servidos a todos los invitados.

4.- Averigua donde se encuentran todos los puntos, por ejemplo enchufes para cargar los móviles de los invitados o los ordenadores.

5.- Cuenta con suficiente personal…por si hay bajas.

6.- Crea una encuesta de satisfacción de tus asistentes y aprovecha los tiempos libres para ofrecerla y que la completen.

7.- Cuenta con Recursos On Demand. Así puedes hacer recuento de personas después del evento.

8.- Imprime las tarjetas o pases de asistencia por orden alfabético ¡Es más fácil entregarlas!

9.- Y haz unas cuantas tarjetas de más en blanco, por si acaso algún asistente llega sin ella o la ha perdido.

10.- Facilita información sobre el lugar del recinto y sus formas de llegar, así como los medios de transporte.

11.- Ten al lado un coordinador o assistant que revise tu plan. Cuatro ojos ven más que dos.

12.- Crea un hashtag para el evento y difúndelo para que se viralice en los diferentes perfiles de redes sociales. Ello ayudará a la participación de los usuarios y asistentes y servirá para que recibas opiniones y feedback sobre cualquier tema relacionado con el evento.

13.- Aunque la gente prefiere verlo en cualquier dispositivo, imprime algunas copias del orden del día en papel por si acaso. Siempre hay alguien más anticuado.

14.- Proporciona adaptadores de Mac para salas de presentación.

15.- Crea una dirección de correo para el seguimiento de preguntas, asegurándote que tienes una persona pendiente de todas las que llegan para que el tiempo de respuesta sea lo más rápido posible.

16.- Señaliza todas las zonas e indica cada uno de los puntos del evento.

17.- Crea una lista de contactos con todos sus números de teléfono móvil.

18.- Ten a alguien encargado específicamente en el área de recepción y registro durante todo el evento. Proporciona ayuda y seguridad a todos los asistentes que lo necesiten.

19.- Destina un hall o habitación para que los recién llegados puedan dejar sus abrigos, paraguas o cualquier objeto que suponga una carga durante el evento. Se sentirán más cómodos.

20.- Prepara un monitor de video para las preguntas de los asistentes. Y si lleva temporizador de tiempo mejor que mejor.

21.- Equípate con suministro de bolígrafos, agendas, folios, celofán, tijeras. Nunca sabes lo que puedes llegar a necesitar.

22.- Asegúrate de todos los pedidos para el evento y calcula la cantidad en función de sus asistentes. Este tip te ayudará a ahorrar bastante en presupuesto.

23.- Si el evento dura varios días, haz reunión y balance cada día con tu equipo. La noche tras la finalización de cada jornada es el mejor momento.

24.- ¡Muy importante! Cualquier cambio de última hora comunícalo a los asistentes e invitados ya sea por mail o por cualquier medio que les haga llegar el mensaje.

 

Imagen : BUFDG Annual Conference disponible bajo Licencia de Atribución No-Comercial y Sin-Derivaciones.