Cómo manejar tu evento antes acontecimientos inesperados

Si te dedicas a ello seguramente te haya ocurrido. Cómo manejar tu evento en situaciones inesperadas o excepcionales, como las inclemencias del tiempo, por ejemplo.

Si llevas mucho tiempo organizando este tipo de celebraciones ya sabrás que, por mucho que te prepares, siempre habrá algo que pueda alterar nuestro plan. Sólo estando preparado para el caos podemos adelantarnos a él, o lograr que sus efectos sean mínimos. A continuación, te mostramos los pasos a llevar a cabo para manejar una situación inesperada que impida la celebración de tu evento:

Evalúa tus opciones

Estudia si hay posibilidad de emplazar el evento en otro momento del mismo día. Si no es posible, no habrá más remedio que cambiar la fecha del mismo.

Contacta con el lugar del evento

Transmite a los encargados tu deseo de cambiar la fecha de la celebración. ¡Cuando acuerdes un nuevo día para realizarla debes ponerte manos a la obra!

Informa a los afectados

Debes establecer contacto con todas las personas interesadas, incluyendo personal, asistentes, presentadores y patrocinadores si los hubiera, y asegúrate de que todos puedan asistir en la nueva fecha impuesta.

Ahora que has capeado el temporal por el momento, llega la hora de planificar el evento por segunda vez:

Vuelve a hacer las presentaciones

Envía un correo electrónico a los implicados con toda la información acerca del nuevo evento, así como un mensaje personalizado para los que no pudieron asistir.

Promueve la nueva fecha del evento

Utiliza las plataformas más apropiadas en función de tu público para dar a conocer las causas por las que no se realizó la celebración y el nuevo día. No te olvides de postearlo en tus redes sociales.

Haz que sea una velada inolvidable

Ahora que has logrado solucionar la crisis, avisar a los afectados y reorganizarlo todo de manera exitosa, céntrate en recibir a tus invitados como se merecen y en asegurarte de que, por fin, todo salga a pedir de boca en tu evento.

 

La final del juego League of Legends en directo en los cines a nivel mundial

La final del mundial de League of Legends llenó las salas de cine de diferentes países gracias a la retransmisión en directo batiendo records.

El videojuego deportivo por excelencia está de enhorabuena. Desde que League of Legends naciera en 2009, ha experimentado un crecimiento exponencial a nivel mundial y nacional acelerado.

¿Y qué tiene de especial el League of Legends? Pues partidas cortas entre jugadores de todo el mundo. Una dinámica sencilla y sin obstáculos. Así se ha creado a lo largo de los años una comunidad en la cualquiera que esté interesado puede iniciarse, y aquel que forme parte tiene que luchar para mantener su estatus.

De esta forma el League of Legends se convirtió en el rey de los eSports en la era del streaming. Desde 2010 en adelante se comenzó a realizar el World Champion Ship, un campeonato internacional que reúne a millones de espectadores.

Así fue como la leyenda se convirtió en realidad. Las finales han ido sucediendo cada año, convirtiéndose en un espectáculo equiparable al de la Super Bowl. Conciertos, cosplays y dos días cargados de sorpresas.

Las retransmisores en directo de cada una de las fases del concurso se pueden ver en diferentes idiomas, contando con hasta 300 millones de visionados en la totalidad del mundial. Los premios tampoco se quedan cortos: alcanzan los cuatro millones y las marcas patrocinan a los equipos participantes.

Y la mejor forma de disfrutarlo si no puedes acudir, es ir a la celebración es el cine.

La retransmisión de la final del League of Legends se realiza en diferentes salas de todo el mundo con la intención de congregar a la comunidad, darles acceso al evento y prepararle muchas sorpresas. Muchas empresas son ya promotoras y patrocinadoras de estos eventos, como es el caso del gigante Coca-cola.

Pero muchos de estos actos tienen una norma: confirmar la asistencia. Si el número de asistentes no cumple las expectativas, el cine no abrirá sus puertas. Un caso que no se da con frecuencia debido a su gran público.

En España el fenómeno pasa principalmente por las Viewing Party, fiestas en diferentes lugares para ver la final de League of Legends en compañía. Cómo ir a ver el fútbol a un bar, solo que los jugadores no se levantan.

Este año la final se celebró los pasados días 29 y 30 de octubre. En España dio comienzo a la 1.00 de la mañana para poder vivirlas en directo. Algunos cines del país acogieron la celebración una vez más.

La comunidad promueve el evento. La experiencia compartida de eSports como la final de League of Legends se afianza en un mercado como el español, ganando cantidad de adeptos cada día.

¿Planificas eventos? 10 hábitos que debes evitar y cómo solucionarlos

Si eres event planner debes tener en cuenta los 10 siguientes hábitos que debes evitar y cómo solucionarlos para que tus eventos resulten todo un éxito.

  • Trabajar full time. Los planificadores de eventos tienen la facilidad de distribuir sus horarios libremente. Esto tiene sus pros y contras. ¿Lo más peligroso? No saber parar y dedicar prácticamente las 24 horas del día a tu trabajo. Debes organizarte y establecer un horario, distinguiendo tu labor profesional de tu vida personal.

 

  • Perder los nervios en situaciones de estrés. Muy común entre las personas que planifican eventos. Debes aprender a diferenciar las situaciones de estrés a nivel interno de las situaciones en las que transmites nerviosismo a tus compañeros, superiores y asistentes.

 

  • No escuchar. Si no escuchas, puedes estar perdiendo información importante y detalles fundamentales para alcanzar el éxito de tu evento. Tómate tu tiempo y atiende a todo el equipo, prestando atención a sus peticiones y propuestas.

 

  • Movimientos en falso y dispersos. Muchas veces, con tal de complacer a los clientes en un evento, estamos de allá para acá dando tumbos. Estar disperso no te ayudará en nada. Dedica un rato a cada cliente. Te ayudará a entender y comprobar de forma más clara qué objetivos quieres alcanzar en tu evento.

 

  • Toma de decisiones rápidas e impulsivas. Te pueden llevar a gestionar y determinar malas soluciones y pérdidas incluso de carácter monetario para tu evento. Toma decisiones meditadas, con integridad, que transmitan seguridad para el evento.

 

  • No pedir ayuda. Hay veces que debes hacerlo. Cuando te sientas colapsado, pide ayuda, delega y pregunta cuando no tengas claro algún punto.

 

  • Céntrate en tu competencia. Muchas veces nos distraemos con la competencia. Si bien, es buena idea estar al día de las tendencias del mercado y de sus acciones, no te obsesiones con todos sus movimientos.

 

  • Asumir de más. En la planificación de eventos siempre se tiende a asumir de más. Si bien, por naturaleza, se está preparado para asumir grandes desafíos y retos, también hay que saber limitar y establecer un límite de carga de trabajo. Debes aprender a decir ‘basta’.

 

  • Comportarte o asumir el rol del invitado o asistente. La organización de eventos es lo más parecido a una gran fiesta o celebración. Eres muy afortunado, pero recuerda que estás trabajando. Dicho esto, procura no relajarte y disfrutar del evento como si fueras un invitado. Relacionarte con tus clientes es fundamental, pero nunca rebases la línea.

 

  • Mantente conectado. Debes estar pendiente del móvil, las redes sociales, los correos o las apps para eventos, pero no cometas el gran error de dejar tu vida en ello. Intenta establecer momentos de desconexión total. Todo puede esperar dentro de unos parámetros.

 

¿Te toca organizar un evento? Tips para lograr que resulte todo un éxito

Son pocos los momentos en los que el alma de las empresas, es decir, quienes las forman, puedan reunir a sus empleados sin horarios preestablecidos y una agenda. Pero como cada año ya está aquí la Navidad. Una de las épocas del año en la que, junto a alguna que otra conferencia anual, las reuniones, eventos y comidas o cenas de empresa se producen con más frecuencia.

Hay que tener en cuenta que estos momentos son los preferidos por la mayoría de las compañías para motivar al personal y sin duda una potente herramienta de marketing para generar imagen.

Si eres de los que te toca organizar, a continuación dejamos algunos consejos útiles, con los que seguro tu evento resultará todo un éxito:

1.- Establece cuál es el mensaje que quieres transmitir. ¿Cuál puede ser la experiencia que produzca emociones más fuertes en tu equipo? ¿Qué mensaje quieres dejar? Por ejemplo, tu empresa transmite fidelidad o es la más innovadora. Una vez tengas clara esta premisa, el resto vendrá rodado.

2.- Haz una previsión y planifica con suficiente tiempo. Es fundamental tener claro la fecha, los invitados y la temática de la fiesta o evento en sí. Lo ideal es empezar con seis meses de antelación, pero si no cuentas con este tiempo, deberás hacerlo como muy tarde, dos o tres meses antes. Recuerda que si tu evento es por todo lo alto, concertar entrevistas con famosos o reservar locales espectaculares o de moda te llevará tiempo.

3.- Lo más importante, busca el lugar ideal, que exprese las aspiraciones de la empresa y que dé la imagen perfecta que necesitas. Ten en cuenta que debes adaptarte a todo el mundo y sus necesidades. Es muy importante la accesibilidad, que cuente por ejemplo con servicio de aparcamiento, que sus instalaciones resulten atractivas, y que disponga del máximo de servicios (por ejemplo con hotel).

4.- Organiza un evento intuitivo y organizado, teniendo en cuenta las características del personal e intentando satisfacer todas sus necesidades. También puedes pedir ayuda a empresas especializadas o dotarte del asesoramiento de un event manager que gestione toda la organización de la fiesta. Su planificación debe incluir temas tan esenciales como la música, el baile, un poco de suspense o el discurso del CEO. También se pueden organizar concursos, sorteos, un detalle sorpresa en el sitio de cada comensal o incluso un mago o animador que amenice la velada.

5.- No te olvides del discurso, casi lo más importante, porque nos recuerda el espíritu de nuestra empresa y lo que nuestro equipo significa. Cuanto más breve sea, mejor, y por supuesto debe ofrecer una visión de futuro. Las entregas de premios y los reconocimientos suelen gustar mucho. Y puede ser gracioso y desenfadado, si la empresa también lo es.

También puedes premiar con un souvenir, que sirva de recuerdo del evento y que haga que los invitados no se olviden de ese día. No hace falta que emplees mucho presupuesto. A veces lo más insignificante puede ser los más valioso, si es creativo. Por ejemplo unos bombones personalizados.

6.- Retroaliméntate. Para mejorar tu evento y sobre todo para que te ayude a comunicarte con tus compañeros, ya que su opinión es al fin y al cabo, la más importante, y también ayuda a que se sientan participativos en el plan.

 

Imagen : An Event Apart Design Conference por kris krüg disponible bajo Licencia de Atribución No-Comercial y Sin-Derivaciones.