7 cuestiones clave que debes preguntar a los asistentes en tu evento

El feedback por parte de los asistentes es una de las partes clave en el análisis posterior de un evento empresarial.

Analizamos las siete preguntas más importantes que debes preguntar a los asistentes de tus eventos:

¿Necesitas ayuda con el transporte?

Aunque sea una obviedad, cabe destacar que el transporte es un aspecto indispensable para que un evento transcurra con total normalidad.

Se pueden evitar problemas de tipo logístico haciendo una correcta previsión de la asistencia y de los medios de transporte necesarios para satisfacer la demanda de los asistentes.

Facilita a los asistentes una lista con todos los tipos de transportes disponibles y las diferentes opciones que tienen los asistentes para llegar hasta el evento y para volver a sus respectivos hoteles.

¿Qué esperas obtener gracias a este evento?

Generalmente, se encuesta a los asistentes una vez que finalice el evento.

De esa manera, obtienes el mejor feedback posible, pero no consigues información a tiempo real del rendimiento del evento.

Por el contrario, realizando encuestas antes del evento puedes llevar a cabo modificaciones de última hora que afinen la preparación de cara a satisfacer plenamente las expectativas de los asistentes.

A su vez, se pueden organizar encuestas durante el evento, que permitan hacer modificaciones a tiempo real, para poder reconducir situaciones que puedan ser potencialmente negativas para la experiencia de los asistentes.

¿Te está decepcionando algo?

En relación al punto anterior, esta pregunta es clara y directa, y resulta la manera más efectiva de solucionar problemas en tiempo real (la temperatura de la sala, la luz…) o tener en cuenta otro tipo de problemas para futuros eventos (ponentes aburridos, información poco valiosa…).

Una vez abordado el antes y el durante, se debe pensar en el después.

La encuesta inmediatamente posterior al evento es el mejor feedback posible, ya que la gente tiene una opinión mucho más veraz que la que podrán tener si se les realiza una encuesta online días después del evento.

Algunas de las preguntas clave que debemos formular en una encuesta realizada tras un evento son:

¿Cómo valoras tu experiencia de manera global?

Antes de entrar en detalles, realiza una pregunta generalista.

¿Qué conseguiremos así?

Conseguiremos obtener una primera impresión negativa o positiva que nos permitirá valorar de manera temprana si el evento ha sido un éxito o si por el contrario ha sido un fracaso.

¿Has tenido algún problema con el lugar donde se ha desarrollado el evento?

Es una evidencia, pero cabe resaltar que uno de los pilares fundamentales de todo evento es el lugar donde celebrarlo.

La opinión de los asistentes valdrá para reafirmar la elección de ese lugar o para descartarlo para futuras celebraciones.

¿Has tenido dificultades a la hora de acceder al evento?

Cualquier persona que haya asistido a cualquier tipo de evento sabe que el acceso puede inclinar la balanza entre una mala y una buena experiencia.

Analiza cuáles han sido los errores y los aciertos para asegurar unos accesos óptimos en los futuros eventos que celebres.

¿Volverías a acudir a uno de nuestros eventos?

Por último, la pregunta más importante: ¿volverías uno de nuestros eventos?

Es necesario observar esta pregunta en contexto con las anteriores, ya que puede que una persona sea muy crítica en diferentes aspectos pero afirme que sí volvería a acudir.

Eso nos daría bastante información sobre las opiniones de los asistentes.

Críticas especialmente constructivas que se deberán tener especialmente en consideración.

El sonido y la iluminación, el gran potencial de los eventos de marketing

El sonido y la iluminación se convierten en aliados indispensables para triunfar en cualquier evento o experiencia de marketing. Echa un vistazo a las siguientes ideas que te proponemos y ponlas en práctica.

Los eventos de marketing son una de las herramientas más valiosas para las empresas, sobre todo de cara a promocionar algún servicio o producto concreto o para mejorar su imagen de marca. Es una forma de atraer asistentes y demostrar en primera línea un producto o cualquier servicio.

Algunas veces pensamos que estos eventos están limitados a las grandes empresas. Sin embargo, nada más lejos de la realidad, ya que cualquier tipo de negocio puede organizar un evento, siempre adaptado y en función de un mínimo presupuesto.

Eso sí, una vez que se tome la decisión de realizarlo, se deben aunar esfuerzos para alcanzar nuestro objetivo. Veamos como algunos elementos convierten los eventos en algo distinto capaz de enganchar a los invitados.

Iluminación

La iluminación cambia por completo el ambiente y el foco donde los asistentes deben poner su atención en cada momento. Debemos tener en cuenta aspectos como,

  1. La comodidad

La iluminación en los eventos debe proporcionar un ambiente cómodo y relajado para los asistentes. En ocasiones, nuestro afán por querer impresionar en demasía y generar ambientes increíbles, provoca que la visibilidad moleste a los invitados.

  1. Piensa en distintos ambientes

Emplea distintos tipos de iluminación para generar ambientes diferentes y contrastes. En un mismo espacio, un evento puede dar la sensación de estar compuesto por diferentes elementos gracias a los diferentes tipos de iluminación.

Así podremos generar diversidad dentro de cada parte que se quiera transmitir a los asistentes.

  1. Actividades interactivas con la iluminación durante el evento

En muchos casos, los eventos de marketing incluyen actividades o elementos interactivos. La iluminación es un factor clave en estos casos, de cara a crear una experiencia memorable. Si la iluminación es plana, la acción perderá fuerza.

  1. Entorno y posibilidades de iluminación que ofrece el recinto

Es muy importante ser consciente del entorno del que se dispone. Si entra luz desde el exterior, Si contamos con distintas zonas de las que se dispongan, las posibilidades de introducir diferentes iluminaciones, etc.

Sonido

El sonido es el otro elemento determinante para cualquier evento de marketing. Tengamos en cuenta que condenarlo al fracaso si no funciona de manera correcta.

Es un caso diferente al de la iluminación. El sonido puede ser, o de mala calidad o un sonido excelente.

Para asegurarlo completamente óptimo, claro y nítido es necesario contar con el equipo y los mejores profesionales con amplia experiencia en sonido para eventos, que permanecerán antes y durante su celebración.

Es importante de cara ante cualquier alerta o fallo que pueda ocurrir con el objetivo de subsanarlo lo antes posible.

En definitiva, a partir de aquí ya hemos podido saber la importancia que tienen el sonido y la iluminación. Tanto, que pueden ser la clave para el éxito o el fracaso de un evento de marketing empresarial.

¿Qué nos depara el futuro de la planificación de eventos?

Desde tecnología puntera hasta ambientes diseñados para el aprendizaje y la conciliación laboral nos esperan a la vuelta de la esquina.

Los eventos y las reuniones se diseñarán con el objetivo de incentivar la innovación

El principal objetivo a la hora de seleccionar las localizaciones para realizar eventos se alejarán de lo convencional. Hasta ahora se buscaba optimizar únicamente el objetivo principal de cada evento y se dejaba de lado todo lo que rodea y que puede hacer que las experiencias de las personas sean memorables.

Para 2020 la principal novedad será que los organizadores le darán más peso a todo aquello que es ajeno a la propia razón de ser del evento y que va en favor de los asistentes.

Conciliar negocio y placer

Añadir un tiempo dedicado exclusivamente al ocio antes o después de un viaje de negocios o un evento les dará la oportunidad a los asistentes de conciliar mejor y no verse obligados a centrarse al completo en la faceta profesional.

Una ventaja en este sentido es elegir una localización que permita a los asistentes poder visitar diferentes lugares de interés cercanos al evento.

Espacio artístico

Tanto los propios organizadores del evento como muchos asistentes querrán compartir imágenes en redes sociales. Por lo tanto, lo ideal será elegir un lugar con cierto contenido artístico, que haga que el organizador se relacione con un ambiente de nivel.

Innovar a la hora de sentar a los asistentes

Además de centrarse en lo que rodea al evento, también hay que innovar en aquello que forma el propio evento. La disposición de los asientos es muy importante y puede ser crucial a la hora de la interacción entre los asistentes.

En primer lugar, se debe tener claro qué se quiere potenciar: tormenta de ideas, networking, trabajo en equipo, creatividad… Una vez esté claro, se organizarán a los asistentes en consecuencia.

Experiencias interactivas

Los elementos interactivos llevan un tiempo al alza, pero será de cara a 2020 cuando realmente se integren por completo a la organización de los eventos. La época de asistir a una larga lista de ponentes va a quedar atrás para dar paso a unas experiencias mucho más enriquecedoras.

Contenido y programación a medida de los asistentes

La tecnología y los datos permitirán que, en vez de centrarse en un discurso genérico, se pueda centrar la atención en cada uno de los asistentes de manera más personalizada.

A su vez, se va a realizar una programación más dirigida a los asistentes y menos rígida. Se tendrá en cuenta que una misma programación para un gran público es poco eficiente.

Gamificación

Aplicar los elementos de juego ayuda a que los asistentes conecten con los contenidos del evento. Naturalmente, la gamificación favorecerá la interacción entre los asistentes y la absorción de los conceptos.

Contenido de realidad virtual

Implementar realidad virtual en un evento puede ser difícil para la mayoría de los presupuestos. Pese a ello, incluir la realidad virtual, aunque sea de manera paulatina, ayudará a que los asistentes tengan una experiencia memorable.

Ir más allá de la asistencia presencial

Los servicios de streaming permiten a los organizadores expandir sus eventos mucho más allá de los asistentes presenciales. En un mundo cada vez más globalizado, la tendencia a crear eventos se va a extender de manera imparable.

Inteligencia Artificial para mejorar la interacción

  • Chatbots

Jugarán un papel importante en la fase previa del evento, puesto que serán capaces de resolver las diferentes dudas de los asistentes y de los potenciales asistentes. Su tecnología cada vez está más avanzada y en 2020 se podría llegar al punto en que no se note la diferencia entre chatbot y una persona.

  • Seguridad

En muchas ocasiones la seguridad ralentiza mucho la entrada a los eventos. Teniendo en cuenta que la seguridad es algo imprescindible, la IA permitirá agilizar el proceso sin rebajar el nivel de seguridad.

Conclusión

Como conclusión, cabe destacar que todos estos cambios se irán implementando a lo largo de los próximos meses, siendo 2020 un año importante en este sentido. Los organizadores deberán acoger estos cambios, puesto que los asistentes cada vez estarán más acostumbrados a todo este tipo de avances.

Los presupuestos para eventos: suben para marketing experiencial y bajan para publicidad

Las estrategias de marketing experiencial son tendencia, razón por la que las marcas están empezando a aumentar su presupuesto para eventos, y menos en publicidad tradicional.

Que la publicidad de toda la vida está viviendo uno de los peores momentos de su historia es un secreto a voces. Cada vez menos personas ven la televisión, leen el periódico o escuchan la radio, e incluso la publicidad online está siendo presa de los adblockers y de un público más selectivo, que elige lo que realmente quiere ver.

Si piensas que por ello una marca ha perdido la capacidad de impactar al cliente te equivocas, éste simplemente busca una interacción más significativa y memorable.

Pero, ¿Qué es el marketing experiencial?

El marketing experiencial es la fusión del marketing y la planificación de eventos. Su objetivo es crear experiencias a medida del usuario para asegurar una impresión duradera y de calidad.

Al fin y al cabo, no hay nada que valga más para una marca que una persona que habla bien de ella.

Sin duda, es el momento de invertir en él

Los números hablan por sí solos, y los especialistas en marketing lo saben.

Una encuesta realizada por la compañía Freeman durante el pasado 2017 mostró unos resultados apabullantes:

  • El 59% de los expertos en marketing que respondieron afirmaron la importancia de la experiencia de marca para crear relaciones fuertes y duraderas con el público objetivo.
  • El marketing experiencial es especialmente efectivo generando leads y ventas.
  • El 90% de los profesionales reconocen que ofrece una sensación de compromiso por parte de la marca muy atractiva.

Con este balance, no es raro que cada vez más profesionales tengan previsto asignar hasta el 50% de su presupuesto al marketing experiencial en los próximos años, según el mismo estudio.

Principales desafíos para implantar estrategias experienciales

1º. Es un mercado que sube como la espuma, y como es lógico cada vez más empresas se suben al carro del marketing experiencial, creando así una lógica competencia.

2º. Al igual que cualquier otra técnica de marketing, se requiere pensar una estrategia fuerte y diferenciadora. No todo iba a ser coser y cantar.

3º. Hay que cuidar mucho el presupuesto, el cual puede llegar a ser muy elevado si no somos previsores y tenemos una hoja de ruta clara.