Flyers para presentar tu evento: varias ideas para inspirar el diseño

Un flyer o invitación es fundamental para la imagen de tu evento. Te presentamos 6 ideas y ejemplos para inspirar tus diseños.

A la hora de realizar un evento, el flyer destinado a promocionarlo puede ser el primer contacto que tengan las personas con el evento. Esto significa que es crucial crear una buena primera impresión y generar interés y curiosidad.

Estas 6 ideas pueden ayudarte a conseguir el efecto esperado:

  1. Colores vivos que llaman la atención

Si nos ponemos en la piel de la persona que recibe un flyer, queda claro que la primera impresión juega un papel muy importante en la decisión que tomará la persona acerca del flyer.

Utilizando colores vivos, siempre y cuando se respete el diseño, se puede lograr captar la atención de las personas, para que acto seguido lean nuestra información.

  1. Motivos divertidos en el diseño

De media, una persona solo dedica unos pocos segundos de atención a un flyer. Comunicar el mensaje de una manera divertida puede ser la clave para que el público lea de principio a fin la información que se esté comunicando.

  1. Una forma que se repita hace que el ojo recorra la página

Otra manera de lograr que la información sea leída de principio a fin es jugando con el diseño, de manera que “guíe” al ojo desde el inicio del flyer hasta el final.

Esto se puede lograr con algún tipo de patrón que se repita acompañando al texto.

  1. Una imagen interesante genera curiosidad

Este punto depende en gran medida del tipo de evento que se esté anunciando, puesto que en algunas situaciones la naturaleza del propio evento hará difícil que se pueda incluir una imagen que llame la atención.

En el caso contrario. Es interesante captar la atención con una imagen curiosa que a su vez sirva como comunicación del evento.

  1. Las fuentes creativas refuerzan la marca

El tipo de fuente que se elige en un flyer puede ser un quebradero de cabeza. Una regla inquebrantable debe ser que ante todo prime la legibilidad del texto, que las ganas de destacar no provoquen un perjuicio en la lectura de la información.

Dicho esto, una fuente creativa reforzará la marca, siempre y cuando se asocie la misma fuente con la misma marca a lo largo del tiempo. No es recomendable variar de fuente en las comunicaciones externas, puesto que se trata de la identidad de marca

  1. Los flyers interactivos enganchan a la audiencia

¿El contenido de tu flyer invita a interactuar con las personas? Si es así y además lo consigue, la información sobre tu evento llegará mucho más lejos. No es una cuestión sencilla, pero se puede conseguir mediante contenido original o mediante el propio diseño físico del flyer.

10 ideas para eventos muy saludables

Los asistentes cada vez son más conscientes de lo importante que es cuidarse y la salud. Te damos 10 propuestas sobre como recibir a tus invitados y amenizar su estancia con ideas muy saludables.

Que la vida sana está de moda es un secreto a voces. La preocupación por lo que comemos, el deporte que hacemos, y el estado de nuestra salud, en resumen, son los tres pilares en los que muchos de nosotros nos fijamos cada vez más. Por ello, utilizar ideas que refuercen este concepto en tu evento puede resultar todo un éxito.

Hablemos de comida

En casi cualquier evento suele haber un catering, un puesto, o quizá foodtrucks con los que comer algo durante el mismo. Ofrecer alternativas saludables puede aportar un plus a tu evento:

  1. Bebidas naturales como zumos, e incluso cócteles donde predomine el uso de frutas y otras materias ricas y sanas.
  2. Aperitivos sin aditivos, y con una oferta adecuada para cualquier dieta. El patrocinio junto a una marca de comida saludable puede ser muy recomendable en eventos de carácter deportivo, por ejemplo.
  3. El predominio de la fruta debe ser crucial. Presentar de forma creativa y que haga fijar la vista a este banquete deja hecha la mitad del trabajo.
  4. Las ensaladas para llevar resultan una alternativa perfecta a las típicas opciones de comida rápida que se dan en los eventos. Tenlo presente.

Actividades para cambiar a un nuevo estilo de vida más saludable

Aunque lo que coman nuestros asistentes es importante y así nos lo hacen ver, la impresión final está en gran parte medida por los momentos que pasan en el evento. Debemos aportar variedad para que se diviertan de manera saludable:

  1. Montar un gran espacio interior en el que llevar a cabo circuitos, clases, y demás bajo techo es siempre buena idea.
  2. Aportar al evento movimiento con, por ejemplo, un taller de baile, puede ser una opción genial para crear camaradería y diversión entre los asistentes.
  3. Los talleres de comida pueden ser una opción práctica y muy alabada por aquellos asistentes que busquen empezar a comer mejor pero que no saben cómo.
  4. La bicicleta smoothie es una actividad que, gracias a nuestro esfuerzo físico produce un delicioso batido natural. Puede ser una curiosa y divertida manera de empujar a los asistentes a hacer ejercicio y obtener un premio por ello.

El color de la salud

El color anima a cualquiera, añádelo a tu evento para darle el empujón final a tu estrategia de salud:

  1. Crear una Color Run, o carrera en la que predomina el color mediante la pintura, es una opción divertida y muy de moda para un evento.
  2. Las Glow Party, o actividades grupales donde sus integrantes brillan en la oscuridad son sesiones que pueden llamar la atención y llevar a practicar a los asistentes un deporte que no habían considerado hasta el momento.

 

5 ideas impactantes de bienvenida a los asistentes de tu evento

5 ideas para impactar desde el primer momento a los asistentes de tu evento y crear una experiencia inolvidable. 

  1. El lugar lo es (casi) todo 

No puedes juzgar un evento por el lugar donde se realiza, pero una buena ubicación sí puede cambiar totalmente la impresión que transmita a los asistentes.

Si es impactante, dará juego por sí mismo. Aprovechar al máximo sus características arquitectónicas, saber jugar con la iluminación, las luces de neón y los colores que predominarán en la estancia puede marcar la diferencia entre un evento usual o uno inolvidable.

  1. Aprovecha la tecnología para diferenciarte aún más

La tecnología de mapeo permite crear a día de hoy proyecciones increíbles para convertir los lugares más normales en ubicaciones totalmente distintas, permitiendo enfocar imágenes, vídeos y demás contenido sobre una superficie.

Además, el mapeo de proyección 3D está a la vanguardia en innovación en eventos y, aunque con más inversión, puede ser la opción perfecta de cara a futuras campañas donde se quiera dejar boquiabiertos a los asistentes.

La famosa firma de diseño Ralph Lauren ya implementó esta técnica durante una impresionante performance en Londres.

  1. Haz que el asistente se sienta dentro del espectáculo 

¿Qué mejor entrada a un evento que convirtiéndolo en todo un espectáculo? Agregar músicos, bailarines o demás profesionales del mundo del ocio puede ser la mejor bienvenida y un gran elemento diferenciador.

Puedes incorporar túneles en la entrada que mediante la tecnología LED narren la historia de la marca a medida que se avance por ellos, o contar con una alfombra roja que haga sentir a los asistentes como estrellas de Hollywood. La primera impresión lo es todo.

Desplegar empleados que den la bienvenida y ofrezcan su ayuda a los asistentes que se vayan incorporando debe ser una máxima siempre. Si hay algo que no puede mejorar la tecnología es el toque humano.

  1. Recíbelos con juegos interactivos

Una buena entrada también puede entretener al público y hacerles sentir parte de algo más grande. Los juegos interactivos eliminan tensiones y crean un ambiente más distendido entre los invitados y organizadores del evento.

Además, dar a los asistentes una bolsa con merchandising de bienvenida puede ser una opción más acertada para levantar su curiosidad. Bríndales algo que les pueda parecer interesante y les anime a estar emocionados durante todo el evento.

  1. ¡No olvides a los patrocinadores! 

Colocar publicidad en sitios estratégicamente elegidos aumentará la notoriedad del patrocinador.

Es importante elegir el mejor lugar y no abusar para evitar que los asistentes se puedan sentir abrumados con un exceso de patrocinio restando protagonismo al gran evento.

Los presupuestos para eventos: suben para marketing experiencial y bajan para publicidad

Las estrategias de marketing experiencial son tendencia, razón por la que las marcas están empezando a aumentar su presupuesto para eventos, y menos en publicidad tradicional.

Que la publicidad de toda la vida está viviendo uno de los peores momentos de su historia es un secreto a voces. Cada vez menos personas ven la televisión, leen el periódico o escuchan la radio, e incluso la publicidad online está siendo presa de los adblockers y de un público más selectivo, que elige lo que realmente quiere ver.

Si piensas que por ello una marca ha perdido la capacidad de impactar al cliente te equivocas, éste simplemente busca una interacción más significativa y memorable.

Pero, ¿Qué es el marketing experiencial?

El marketing experiencial es la fusión del marketing y la planificación de eventos. Su objetivo es crear experiencias a medida del usuario para asegurar una impresión duradera y de calidad.

Al fin y al cabo, no hay nada que valga más para una marca que una persona que habla bien de ella.

Sin duda, es el momento de invertir en él

Los números hablan por sí solos, y los especialistas en marketing lo saben.

Una encuesta realizada por la compañía Freeman durante el pasado 2017 mostró unos resultados apabullantes:

  • El 59% de los expertos en marketing que respondieron afirmaron la importancia de la experiencia de marca para crear relaciones fuertes y duraderas con el público objetivo.
  • El marketing experiencial es especialmente efectivo generando leads y ventas.
  • El 90% de los profesionales reconocen que ofrece una sensación de compromiso por parte de la marca muy atractiva.

Con este balance, no es raro que cada vez más profesionales tengan previsto asignar hasta el 50% de su presupuesto al marketing experiencial en los próximos años, según el mismo estudio.

Principales desafíos para implantar estrategias experienciales

1º. Es un mercado que sube como la espuma, y como es lógico cada vez más empresas se suben al carro del marketing experiencial, creando así una lógica competencia.

2º. Al igual que cualquier otra técnica de marketing, se requiere pensar una estrategia fuerte y diferenciadora. No todo iba a ser coser y cantar.

3º. Hay que cuidar mucho el presupuesto, el cual puede llegar a ser muy elevado si no somos previsores y tenemos una hoja de ruta clara.

Tendencias que marcarán el marketing de eventos en 2018

Aquí tienes las tendencias que marcarán el marketing de eventos de cara al próximo año 2018.

2018 depara multitud de sorpresas al mundo del marketing de eventos, desde la consolidación de elementos que estaban ya en 2017, hasta el surgimiento de nuevos modos de entender y realizar esta labor. Así que, sin más dilación, ¡allá vamos!

  1. El evento llega a su madurez

La necesidad de contar con una estrategia de eventos consolidará su importancia en 2018. Las ventajas de alinear esta estrategia con los objetivos de la empresa, y los beneficios que reporta a la hora de asignar recursos humanos y demás presupuestos serán clave para que aumente su importancia.

  1. La seguridad será la más buscada en 2018

La preocupación por la seguridad estará el presente año más en boga que nunca. La inestabilidad económica, política y social de muchos países hará que la elección de destino para la organización de un evento deba pensarse detenidamente.

  1. La tecnología, la mejor aliada

Como en todo, la influencia de la última tecnología entrará de lleno en el mundo del marketing de eventos. Apps, realidad virtual e incluso el uso de drones son algunas de las técnicas que las marcas están aplicando a sus eventos. Sin duda, el futuro de ambas va de la mano.

  1. Lo ‘Healthy’ está de moda

La vida sana se ha convertido en tendencia y está por todos lados. También se implantará este año en los eventos. Desde crear dietas y cáterin de comida sana para los asistentes, hasta elegir localizaciones acordes o realizar durante la acción actividades relacionadas con el bienestar y el mundo de la salud.

  1. La creatividad siempre marca la diferencia

El fin último de un evento siempre será sorprender al asistente, y para ello nuestra mejor arma es la imaginación. Al igual que una estrategia de comunicación, el evento debe llevar ligado un concepto creativo para darle sentido y atraer al asistente.

  1. Asistir a un evento desde la distancia

Los eventos virtuales, mediante técnicas como la videoconferencia, crecerán en 2018 hasta un 10%. Sin embargo, los organizadores de eventos insisten en la importancia del cara a cara, sobre todo en relación al networking, que difícilmente se puede igualar a distancia.

  1. Analizar los resultados es algo atemporal y fundamental

Una de las asignaturas pendientes de las empresas sigue siendo a día de hoy evaluar eficientemente el resultado de los eventos para analizar los aspectos positivos y negativos. Sin embargo, parece que poco a poco esta realidad está cambiando, sobre todo gracias a la ayuda del big data.

5 tips sobre cómo captar influencers para un evento

5 consejos que te ayudarán a encontrar los influencers adecuados para el público de tu evento.

Los tiempos del marketing digital avanzan cada vez más deprisa, y el último acelerón procede directamente del anterior: las redes sociales. Las grandes protagonistas de este inicio de siglo XXI han ayudado a cambiar a personas normales y corrientes, y convertirlas en referentes de moda, diseño, música o cualquier ámbito que se nos pueda ocurrir. Vivimos en la era de los influencers.

Pero, ¿cómo incorporar la capacidad de engagement de estos influencers en nuestro evento? Dar con la persona indicada puede marcar la diferencia entre un éxito rotundo, o pasar rotundamente desapercibido.

  • Elige bien tu plataforma 

Encontrar a la persona indicada para difundir tu mensaje entre el público pasa en primer lugar por conocer qué plataforma te conviene más. Estos creadores de contenido interesante y en alza pueden pertenecer a YouTube (youtubers), Instagram (instagramers) o Blogger (bloggers), entre otros.

  • Debes estar siempre al día 

Las redes sociales evolucionan constantemente, y con ellas los influencers. Antes de elegir a quién proponer una acción conjunta, debes tener en cuenta las últimas tendencias y el futuro más próximo del mercado. Contar con una persona que está creciendo con mucha fuerza en Instagram, puede ser una muy buena estrategia a medio y largo plazo.

De este modo, controlar en todo momento qué personajes son más influyentes y qué es lo más popular en el sector es muy recomendable. Plataformas como YouTube o Snapchat poseen blogs donde hacen estudios regulares acerca de estos pormenores.

  • Elige al influencer adecuado

Los influencers con más éxito en redes sociales pueden llegar a superar los más de 10 millones de seguidores en su plataforma, por lo que no es extraño que su servicio requiera un presupuesto demasiado elevado para la mayoría de los bolsillos.

Para el resto de los mortales, la clave es entender a quién está tratando de llegar, estudiar que su audiencia sea la idónea para cumplir con los objetivos del evento. Hay que atender más el nivel de engagement. El principial objetivo es que crezca la comunidad. Por ello es importante contar con una cuenta fiable, atractiva y público o usuarios realmente interesados en el evento.

  • Traza tus metas desde el principio.

Una vez se ha encontrado a la persona ideal, se debe reflejar y dejar claro cuáles son nuestras metas. Es decir, si quieres seguir haciendo que tu comunidad de seguidores vaya creciendo, si quieres aumentar el número de inscripciones y asistentes, o simplemente buscas audiencia online de la retransmisión del evento.

  • Regala o premia.

Apoya el evento del influencer con promos, códigos descuento que inciten al registro, o a través de vídeos con formatos compatibles, y que hagan posible que el contenido se viralice.

Además, habrá que prever los hashtags que se van a lanzar, los enlaces y el seguimiento de campaña que se va a trazar y emplear en torno al evento, siempre bajo una supervisión continua, para actuar siempre en la misma línea de la estrategia marcada.

Lo último en acreditaciones para eventos ¿Cuál es la adecuada?

Lo último en acreditaciones para eventos y conferencias. Cuáles son las que mejor se adaptan y podemos emplear en cada encuentro.

Independientemente del tipo de evento que realicemos, los asistentes necesitan identificarse ya sea para entrar o salir del recinto, acceder a espacios concretos o reconocerse entre ellos. La insignia o acreditación de asistente ha cumplido siempre esta función, pero al igual que otros aspectos en la industria, la innovación ha provocado que existan a día de hoy numerosos y prácticos tipos de identificación en un evento. A continuación, te explicamos varios:

 

  • Acreditaciones de papel

La clásica pegatina o tarjeta colgada al cuello. Pese a su carácter anticuado, este modo de identificación conlleva muchas ventajas como su sencillez, la posibilidad de añadirle códigos de barras o QR, su rentabilidad y, cómo no, la facilidad para identificar a través de su nombre a la persona que tienes delante.

 

  • Pulseras

Típica acreditación en festivales y eventos de música; se coloca en la muñeca y debe mantenerse hasta que se corta. Suelen ser impermeables y resistentes a todo tipo de accidente o inclemencia, pero no aportan muchas más ventajas. Ideales para controlar las entradas y salidas al recinto, pero, por el contrario, cuentan con poco espacio para incluir información útil de cara a otro tipo de situaciones.

 

  • Sellos

El clásico sello puede ser la opción perfecta para eventos o celebraciones de carácter íntimo; no es detectable como otros medios de identificación electrónicos de asistentes, pero es perfecto para un control de acceso simple y barato.

 

  • Identificaciones hackeables

Cualquier tarjeta, pase o pulsera con un componente electrónico puede ser pirateado, especialmente si se utiliza en un evento diseñado para hackers. Pensadas para ser presentadas en convenciones de seguridad y similares, estas acreditaciones esconden en su código información, ventajas o curiosidades destinadas a asistentes con la suficiente maña como para descubrirlas. Sin duda la más peculiar de la lista.

 

  • NFC

NFC, o near field communication, hace referencia a la tecnología capaz de interaccionar con un simple toque. Se pueden utilizar para infinidad de situaciones: desde controlar la entrada al recinto, pasando por registrar datos o acceder a información sólo al alcance de este pequeño chip. Los identificadores por NFC pueden ser insertados de diversas formas, aunque es común verlos en forma de pequeños adhesivos que se implementan en tarjetas o pases de papel.

 

  • Wearables

Utilizando una tecnología parecida al NFC, las prendas de vestir, colgantes, gemelos y demás pueden interactuar con stands, incorporar características como iluminación LED, vibración, cupones descuento o información acerca del evento.

 

  • Biometría y reconocimiento facial

Aunque siempre lo hemos visto más cerca de la ficción que de la realidad, la idea de utilizar nuestras huellas dactilares o el escaneo de retina se está abriendo paso poco a poco, y pese a que el reconocimiento de las huellas sigue siendo poco práctico en un evento, el reconocimiento facial se puede realizar sin tener que pegar la cara en ningún sitio, con rapidez y total fiabilidad. Cosa de película.

 

  • Implantes

El futuro se empieza a acomodar en nuestra mano, y nunca mejor dicho. Aunque nos resulte extraño, ya es posible implantarse un minúsculo chip NFC en zonas como la mano, siendo útil para cualquier necesidad cotidiana que tenga el usuario, y para cualquier evento o celebración preparada para esta tecnología a la que asista.

 

  • Con sorpresa incorporada

En el constante flujo de innovación al que el mundo del marketing y los eventos nos tiene acostumbrados, de vez en cuando se cuelan sorpresas tan inesperadas como prácticas. Por ejemplo, en la gira de la cantante Lady Gaga donde los asistentes VIP cayeron en la cuenta que el cordón de su credencial era en realidad un cargador de móvil.

Innovar en eventos: cómo convencer a tus superiores de nuevas ideas

Innovar en eventos es evolucionar. Cómo intentar llevar a cabo nuevas ideas y convencer a tus superiores del éxito a través de la gestión del cambio.

A menudo el éxito de las ideas exige confianza por parte de los puestos más elevados de la cadena de mando. La originalidad conlleva riesgo y tus superiores deben ser capaces de verlo y apostar por el talento de una buena campaña. Sin embargo, a menudo el miedo al fracaso, la reticencia a las nuevas tecnologías, o la idea de que el cambio sólo debe producirse como último recurso, lastran el crecimiento potencial de una marca, desembocando en situaciones tensas en las que la comunicación es vital para salir airoso. A continuación, te contamos cómo:

Defiende la necesidad de cambio, el ¿por qué ahora?

La vida avanza cada día a una velocidad mayor, y con ella la tecnología y las oportunidades de implementar la novedad a tu estrategia o producto. Si se está ante un público reticente es necesario comunicar que, pese a que una parte del público objetivo no quiera confiar en este tipo de avances, un número mucho más elevado lo hace a tasas alarmantes.

Aborda los temores

Si el temor al fracaso y a la alta inversión de este tipo de recursos prevalece, es necesario tener una estrategia para favorecer la adopción de la idea rebajando este miedo. Un descuento acordado con el proveedor, o demostrar de qué manera el aumento de asistentes a su evento cubrirá con creces el coste de la tecnología son sólo un par de estrategias para mitigar este efecto en los superiores.

Elige el momento sabiamente

El mejor momento para presentar una idea rompedora es cuando se celebra una pequeña victoria relacionada remotamente con ella. Este punto es crucial, ya que plantear un cambio de rumbo en un momento de bonanza puede llevar a pensar a los altos cargos el porqué de cambiar algo que funciona bien.

Básate en datos concretos y específicos, no en ideas

No es bueno perder el tiempo intentando convencer a los detractores de la idea de conceptos abstractos y lejanos de cambio. Utiliza estadísticas y datos objetivos, y preséntalos flanqueando un proyecto concreto, con claridad a la hora de su ejecución y estudiando los efectos previstos en el evento.

Sé honesto

Si existe un obstáculo para realizar eficazmente el cambio, es recomendable ser transparente y comentarlo. Informa de su naturaleza y de cómo lo solucionarías para que no afectara al evento, de este modo se demostrará que la idea ha sido reflexionada ampliamente y aumentará la sensación de credibilidad hacia ella.

Rodéate de un especialista

Quizá una presentación impecable y un futuro brillante no valga para convencer a los escépticos. En estos casos, un experto, consultor ajeno a la empresa, podrá ayudar a cambiar las tornas y aportar su granito de arena para que el plan empiece con buen pie.

Beneficios del Field Marketing. Cómo preparar una campaña para enamorar al consumidor

La sensación de cercanía es requisito indispensable en el día a día si quieres fidelizar a tu cliente usual. Te enseñamos cómo preparar una campaña de Field Marketing para enamorar al consumidor.

En la sociedad moderna estamos expuestos a unos 30.000 impactos publicitarios al día, por lo que conectar con el consumidor es cada vez más complicado. El Field Marketing, o ‘marketing de campo’, aspira a acercar la acción comercial al cliente y asegurar una impresión mucho mayor mediante técnicas como el Street Marketing, la venta por parte de expertos, o la organización de eventos y campañas innovadoras.

En resumen, el Field Marketing es el marketing cara a cara. Pero ¿cuáles son sus beneficios reales?

Rentabilidad

El presupuesto es importante. La primera ventaja del Field Marketing es que puedes crear una campaña promocional a la escala que se desee y controlar el éxito de la misma de manera exacta en base a los consumidores que acabaron comprando o siendo clientes.

La ventaja de ser creativo

Tener la oportunidad de estar ante el cliente cara a cara es un momento perfecto para hacer tu marca memorable. Precisamente por ello, las empresas aprovechan las técnicas de Field Marketing para crear campañas rompedoras y que huyen de lo convencional.

Lo más importante: la cercanía

El cara a cara funciona. La gente suele responder mucho mejor a las interacciones personales que a los mensajes recibidos a través de los medios convencionales. Los vendedores o expertos que representan tu marca pueden hacer maravillas para aumentar el conocimiento de los consumidores acerca de tus productos y servicios, y mejorar notablemente la percepción de ellos en el mismo punto de venta.

Sabiendo las múltiples ventajas del Field Marketing, sólo te queda conocer los pasos para implantarlo de manera perfecta:

Define tu target

El público objetivo es crucial. Será el que retroalimentará tu marca, y al mismo tiempo con quien desearás generar mayor interacción.

Decide el tipo de acción

Ferias, acciones a pie de calle, lanzamiento de productos, eventos, etcétera.

El factor humano, ¡lo más importante!

Debemos decidir qué recursos utilizamos teniendo siempre en mente generar la mejor conexión con los consumidores. El protagonista de nuestra acción podrá ser desde un directivo presentando un producto o servicio, hasta un experto del sector en un stand ubicado en un centro comercial.

Analiza los resultados

El último paso que debes dar es estudiar los datos, y demostrar qué grado de efectividad ha tenido la acción de Field Marketing.

Ideas creativas para tus sponsors publicitarios

Cuando quieres destacar tu marca, es necesaria la creatividad. A continuación te mostramos 15 ideas creativas para tus sponsors publicitarios y así conseguir éxito en tus presentaciones, conferencias o exposiciones.

1. Aprovecha las escaleras en espacios públicos, como transportes, edificios etc. Dependiendo de la perspectiva o por donde suban los viandantes, verán nuestro sponsor desde un sitio u otro. Son muy útiles y causan impacto garantizando la exposición, sobre todo en aquellos sitios donde la subida o bajada es prolongada. Pensemos también que se aprovechan para subir la imagen del momento por parte de nuestros seguidores en redes sociales como Instagram.

2. Las apps de eventos. Especialmente para exposiciones o conferencias, para ver la disponibilidad, ubicación y horarios. También permite que los usuarios estén permanentemente conectados y al día en los distintos perfiles de redes sociales, un calendario con recordatorios y notificaciones, y la oportunidad de mantener y conectar a los asistentes e interesados.

3. Amenizar con cócteles de autor o que identifiquen a la marca o producto que vamos a proporcionar. Para eventos de noche o afterworks van perfectos unos cócteles de autor que impacten a los invitados. Pueden ser con una mezcla especial o que identifique los colores corporativos de la marca.

4. Decora con centros de mesa. Recuerda que en aquellos eventos o encuentros en los que nuestros asistentes estén sentados alrededor de una mesa se puede dar rienda suelta a la imaginación dejando un pequeño detalle solidario, reciclable o que incluya algún mensaje llamativo y creativo, que dote de personalidad a nuestra marca. También se puede organizar algún concurso.

5. Puntos de recarga. Son importantísimos, sobre todo ahora que vamos todos con móviles y varios dispositivos a la vez. También puedes dotarlos con folletos o flyers promocionales para captar la atención de los usuarios mientras esperan que sus tablets o móviles se recarguen.

6. La alfombra y un photocall, imprescindibles. Transmiten exclusividad para los asistentes. Si los fotógrafos van vestidos con trajes corporativos, llamarán la atención.

7. Hazte con un espacio de radio donde se irán anunciando todos los actos, preguntando a los invitados, o de retransmisión en directo, espacio de entrevistas, debates o juegos rápidos.

8. Visitas Guiadas. Para espectáculos o exposiciones son muy útiles de cara a mostrar o guiar a los invitados la visión y el contenido de manera efectiva. Puede ser a través de demos o un roadshow.

9. Pick and Mix. Exhibiciones creativas o de impacto, ofreciendo el producto o servicio a los asistentes. Si es comestible, mejor que mejor. Esta opción siempre gusta.

10. Los accesorios, banderolas o stands publicitarios y corporativos. Que instalados fuera, justo en la entrada de acceso al recinto, o incluso dentro, pueden resultar atractivos y llamar la atención de los asistentes.

11. Máquinas de agua disponibles y gratuitas para nuestros asistentes. Si todo se hace mediante packaging publicitario acorde con el evento en cuestión, ayudará a fijar y causar el efecto de marketing publicitario que queremos.

12. Un buen discurso de apertura, es fundamental para trazar todo el evento y transmitir quienes somos y lo que queremos, captando y ubicando a los asistentes. Si va acompañado de una puesta en escena acorde, como pantallas y carteles publicitarios, o de algún famoso o influencer, mejor que mejor.

13. Wifi. Es impensable no dotar actualmente un evento de wifi, para que los asistentes puedan disfrutar y plasmar los mejores momentos a través de sus dispositivos. Para el acceso prepara un inicio de sesión con tu marca. También puedes añadir un permiso para aquellas personas que lo deseen. Es una buena forma de recopilar datos de los asistentes.

14. Espacios de relax y para hacer un descanso. En medio de cualquier evento son muy prácticos y agradecidos por los asistentes. Dótalos con personal de ayuda.

15. Competiciones y concursos entre los participantes. Para culminar y recopilar los mejores momentos o los que han sido más interesantes y provechosos para los invitados, y hacer que los compartan en las distintas redes sociales. Se puede sugerir hacerlo desde un punto promocional.

10 errores imperdonables que suelen ocurrir en los eventos ¡Evítalos!

Ocurre con más frecuencia de lo que parece. Te contamos los 10 errores imperdonables en los eventos para tratar que bajo ningún concepto sucedan en la organización del tuyo.

1.- El lugar del evento no se parece en nada al que nuestros asistentes habían visto en la foto. Trata de evitar que esta situación se produzca. Lo mejor es que te asegures de acudir previamente al recinto, para garantizar que no habrá decepción de ningún tipo por parte de tus clientes.

2.- El sitio está en plena remodelación o en obras. No es de recibo que los asistentes lleguen al evento que tanto te ha costado organizar, y mientras se está celebrando se oigan martillazos y el ajetreo propio del personal preparando y rematando detalles de última hora.

3.- El cliente insiste en que quiere asistir pero no tiene agenda. No te queda más remedio que hacer FaceTime, y a mitad de la conversación se te acaba la batería. Finalmente el cliente no va poder ver nada, porque te tendrás que quedar en un sitio fijo con conexión. Procura tener a punto todos tus dispositivos para que no te jueguen una mala pasada.

4.- El sitio es ideal, pero no lo es todo. El recinto es precioso, con instalaciones excelentes y parking, pero en cambio las habitaciones no dan la talla. En estos casos asegúrate de supervisar todas y cada una de las instalaciones del lugar.

5.- El WIFI no funciona. Pasa más de lo que creemos. Cuenta que la mayoría de tus asistentes acudirán al evento con dispositivos móviles, tablets, o portátiles. Comprueba que todos los lugares del recinto cuentan con amplia conexión para que los asistentes no se tengan que aglutinar en un solo rincón de la sala.

6.- Cuando montas tu evento y compartes recinto con otros cuantos eventos más. Ten en cuenta que el foco de atención de tus clientes se dispersará. Procura organizarlo en un sitio exclusivo.

7.- Cuando tienes todo preparado con asistentes y clientes y se te ha escapado algún requisito legal de última hora. Piensa por ejemplo en alguna licencia para alcohol. Procura tener bien atados todos estos detalles para no llevarte sorpresas.

8.- Ojo con los sitios históricos o protegidos. Tu evento en un edificio histórico o lugar protegido lo convertirá en único. ¿pero has pensado en todas las trabas que te puedes encontrar? Los accesos, las instalaciones no estarán tan preparadas, los muebles y objetos delicados, etc… Siempre es mejor optar por un sitio preparado y destinado a la organización de eventos.

9.- El dichoso estacionamiento y el parking. Suele pasar muchas veces. El lugar del evento es perfecto pero los asistentes tienen que dejar su coche a tres kilómetros por la falta de estacionamiento. En este caso debes sopesar la localización y si merece la pena. Procura que el lugar cuente con amplio espacio y parking exclusivo, y en su defecto, que esté bien ubicado y bastante céntrico.

10.- Elige un lugar para tu evento conocido. Esta opción puede ser muy cómoda, pero piensa que si fue hace tiempo, los dueños han podido cambiar, no se han hecho reformas y el servicio no es el mismo. En este caso, comprueba que todo sigue como antes.

 

¿Planificas eventos? 10 hábitos que debes evitar y cómo solucionarlos

Si eres event planner debes tener en cuenta los 10 siguientes hábitos que debes evitar y cómo solucionarlos para que tus eventos resulten todo un éxito.

  • Trabajar full time. Los planificadores de eventos tienen la facilidad de distribuir sus horarios libremente. Esto tiene sus pros y contras. ¿Lo más peligroso? No saber parar y dedicar prácticamente las 24 horas del día a tu trabajo. Debes organizarte y establecer un horario, distinguiendo tu labor profesional de tu vida personal.

 

  • Perder los nervios en situaciones de estrés. Muy común entre las personas que planifican eventos. Debes aprender a diferenciar las situaciones de estrés a nivel interno de las situaciones en las que transmites nerviosismo a tus compañeros, superiores y asistentes.

 

  • No escuchar. Si no escuchas, puedes estar perdiendo información importante y detalles fundamentales para alcanzar el éxito de tu evento. Tómate tu tiempo y atiende a todo el equipo, prestando atención a sus peticiones y propuestas.

 

  • Movimientos en falso y dispersos. Muchas veces, con tal de complacer a los clientes en un evento, estamos de allá para acá dando tumbos. Estar disperso no te ayudará en nada. Dedica un rato a cada cliente. Te ayudará a entender y comprobar de forma más clara qué objetivos quieres alcanzar en tu evento.

 

  • Toma de decisiones rápidas e impulsivas. Te pueden llevar a gestionar y determinar malas soluciones y pérdidas incluso de carácter monetario para tu evento. Toma decisiones meditadas, con integridad, que transmitan seguridad para el evento.

 

  • No pedir ayuda. Hay veces que debes hacerlo. Cuando te sientas colapsado, pide ayuda, delega y pregunta cuando no tengas claro algún punto.

 

  • Céntrate en tu competencia. Muchas veces nos distraemos con la competencia. Si bien, es buena idea estar al día de las tendencias del mercado y de sus acciones, no te obsesiones con todos sus movimientos.

 

  • Asumir de más. En la planificación de eventos siempre se tiende a asumir de más. Si bien, por naturaleza, se está preparado para asumir grandes desafíos y retos, también hay que saber limitar y establecer un límite de carga de trabajo. Debes aprender a decir ‘basta’.

 

  • Comportarte o asumir el rol del invitado o asistente. La organización de eventos es lo más parecido a una gran fiesta o celebración. Eres muy afortunado, pero recuerda que estás trabajando. Dicho esto, procura no relajarte y disfrutar del evento como si fueras un invitado. Relacionarte con tus clientes es fundamental, pero nunca rebases la línea.

 

  • Mantente conectado. Debes estar pendiente del móvil, las redes sociales, los correos o las apps para eventos, pero no cometas el gran error de dejar tu vida en ello. Intenta establecer momentos de desconexión total. Todo puede esperar dentro de unos parámetros.

 

Una gran campaña de promoción en España: Un Monstruo viene a verme en el Teatro Real

La próxima entrega de uno de los directores más internacionales Juan Antonio Bayona está siendo muy esperada. Con motivo del inminente estreno de ‘Un monstruo viene a verme’, se celebró una gran campaña de promoción en el Teatro Real de Madrid.

El evento del preestreno de la película fue organizado el pasado 26 de septiembre por Mediaset España, que tras ganarse la crítica de la prensa y del público en los festivales de Toronto y en el de San Sebastián, la productora ha querido rendir tributo a la última obra del director español con una gran campaña de promoción.

Para causar el impacto esperado con la cita, se instaló una maqueta a gran tamaño del monstruo protagonista, frente a la entrada principal del Teatro.

Además y junto a Bayona acudieron dos de sus intérpretes, la actriz Sigourney Weaver y Lewis MacDougall, que encarna el personaje del niño Connor O’Malley, quien crea y se refugia en el mundo de fantasía de la historia para escapar de la realidad y superar todos sus miedos.

Tampoco se perdieron la gran cita grandes personalidades del mundo del cine, la cultura, la política, los medios, y del panorama social.

La campaña de promoción, que se ha llevado a cabo durante varios días bajo el nombre ‘La semana de Juan Antonio Bayona’ ha incluido varios evento. Entre ellos la retransmisión del preestreno a través de varias cadenas de televisión en directo, un reportaje exclusivo sobre las relaciones maternofiliales con las dos películas anteriores de Bayona, ‘El Orfanato’ y ‘Lo Imposible’ y un making of de ‘Un monstruo viene a verme’.

El drama fantástico más esperado del cine español para este año, basado en la novela del escritor Patrick Ness ‘A Monster Calls’, y producida por Focus Features de Universal Studios, se estrena el próximo 7 de octubre en todas nuestras salas.

 

El wellbeing: La importancia del “bienestar” en el ambiente laboral, especialmente en un entorno B2B

El wellbeing, o programas de bienestar dentro del ambiente laboral son determinantes. Además de fomentar la productividad, son una oportunidad en un entorno B2B.

El wellbeing o bienestar es un término cada vez más frecuente entre las empresas. El ambiente laboral ha cambiado de forma significativa gracias a la tecnología, la mejora de las condiciones económicas y un diseño innovador en los centros de trabajo. Desde las más altas esferas los responsables están más concienciados y preocupados por el impacto de los problemas de salud física y mental de sus empleados, y por cómo conseguir mejores resultados de negocio.

Pero esto no sucede en todos los centros de trabajo. Una encuesta llevada a cabo en Reino Unido, reveló que casi la mitad de los encuestados no tiene ningún tipo de estrategia de bienestar en las condiciones de su lugar de trabajo, y una cuarta parte, aunque reconoció que sí que las tiene, aún deberían de mejorar las condiciones económicas.

Estos resultados nos dicen que algunas empresas aún deben tomar partido en el asunto y mejorar sus condiciones laborales.

Los programas wellbeing o de bienestar desempeñan un papel muy importante dentro de las empresas. Aquellos empleados que disfrutan y se sienten bien dentro de su ambiente laboral son más productivos.

Aunque es determinante, no sólo hay que centrarse en la remuneración económica, sino también en otro tipo de iniciativas como reuniones, acciones de team building, meetings, eventos B2B, de reunión de equipo, o incluso clubes deportivos.

Esto ayuda a que el equipo y los compañeros puedan ayudarse mutuamente y sentirse valorados y motivados dentro de la organización laboral.

Finalmente está demostrado que aquellas empresas que se centran en el bienestar o programas wellbeing, sobre todo en un entorno B2B, están notando un incremento generalizado de los niveles de productividad y un gran ahorro en bajas por enfermedad.

Las empresas que evalúan periódicamente y renuevan sus estrategias de bienestar tienen más oportunidades de estar cumpliendo con sus empleados y de que estos respondan a la expectativas marcadas.

El sector lo confirma: las marcas cada vez adquieren más importancia en vivo

El marketing de eventos en vivo ha subido y las marcas adquiere cada vez más importancia en vivo. Expertos de marketing en este sector explican las razones de por qué está en auge.

 

El informe Bellwether (encuesta trimestral que se realiza entre los 300 altos ejecutivos de las compañías de Reino Unido) lo confirma a través de los últimos datos aportados. El marketing de eventos se sitúa como segundo canal más importante estableciendo que el presupuesto para eventos aumentó un 6,3% en el primer trimestre de este año 2016.

 

La cifra resalta, ya que en tan sólo un año y medio ha subido 3 posiciones respecto al último trimestre de 2014, en el que los eventos se situaban en quinto lugar por debajo de otros recursos como internet (a la cabeza), publicidad, public relations o marketing directo.

 

En cuanto al primer trimestre de 2015, se ha registrado un aumento del 0,6%, lo que quiere decir que aunque no de forma tan asombrosa, sigue subiendo medio punto. Con este, ya son 14 periodos consecutivos de crecimiento.

 

A la cabeza se sigue situando el presupuesto destinado a generar marketing online, que también continua subiendo, con cinco trimestres seguidos al alza.

 

Algunos expertos consideran que este incremento se debe a que entre otras cosas, el social media y las redes sociales de forma directa han influido en el gasto para marketing de eventos. Un deseo de llevar a cabo estrategias de contenidos de calidad por parte de las empresas está produciendo estos resultados.

 

La interacción de la tecnología y las experiencias de marketing también deben haber influido de forma directa. El uso de datos para aumentar el engagement con los clientes y usuarios también se ha refleja en los resultados.

 

Otra parte del sector destaca el increíble aumento progresivo del marketing de eventos, por el que las marcas se está dando cuenta de que los eventos en vivo son tendencia y cada vez están adquiriendo más importancia. Llevar a los usuarios a la acción y la fidelización son elementos fundamentales para que las marcas puedan alcanzar sus objetivos.

 

La experiencia a través de eventos se está convirtiendo en la protagonista de las estrategias de marketing. Las empresas se han dado cuenta que obtienen más beneficios empleando marketing experiencial en sus acciones. Crear contenido exclusivo y atractivo además se viraliza a través de los distintos canales de redes sociales. Es una forma sumamente eficaz de crear impacto en un mercado altamente competitivo.

 

Imagen: Extraído de PIXABAY

9 pasos para conseguir clientes rentables en un evento corporativo

El evento corporativo, muy distinto a los personales, puede permitir grandes beneficios. A través de los siguientes 9 pasos te decimos como conseguir clientes rentables, te ayudaremos a mantener relaciones duraderas y consolidadas:

 

  1. Escucha sus necesidades. Mantén tus oídos abiertos. Tras una primera toma de contacto en un evento corporativo debes saber como organizador qué busca y cuales son sus necesidades. Aquí es donde debes predecir y estar preparado para adelantarte a sus peticiones.

A diferencia de los personales, cada evento corporativo es muy diferente. Debes tener muy presente los objetivos del evento, manteniendo en todo momento el propósito de vanguardia en la planificación.

 

  1. Define los objetivos del evento corporativo. Muchas veces los clientes no conocen con exactitud el propósito de nuestro evento. Debes aprender de la experiencia de anteriores acontecimientos, y tomar partido de aquellas decisiones decisivas que te han llevado al éxito.

 

  1. Procura tener muy claro el branding y cultura de marca. “Branding and Culture” son ahora las palabras de moda en el panorama empresarial. Cada línea de negocio está desarrollando muy intensamente su propia marca y cultura de marca.

A la hora de organizar tu propio evento corporativo, de cara a tus clientes, debes tener muy en cuenta y conocer todo acerca de tu propia marca o negocio. Esto demostrará que has tomado mucha dedicación para crear tu imagen de marca.

Ultima cada detalle. Desde el lugar, hasta el color de las luces, y todo en consonancia con la imagen de tu empresa.

 

4.- Haz que sea de tú a tú. Las reuniones en persona, a pesar de la tecnología, que nos permite interactuar a distancia, son vitales. Trata de planificar una o dos reuniones cara a cara. Esto también es gran indicador de que se invierte tiempo en dedicar espacio a un evento y de lo que tu empresa puede representar.

 

5.- Ten cuidado con la competencia. Cuando se trabaja con clientes en un evento corporativo se corre el riesgo de que existan compañías del mismo sector. En estos casos debes ser lo más abierto y honesto posible con las empresas para las que trabajas. Confía en tus instintos con el fin de evitar una guerra entre dos competidores directos.

 

6.- Consigue el equilibrio. Es la eterna batalla de los planificadores de eventos corporativos. Ten en cuenta que siempre pueden surgir gastos imprevistos o cambios en la programación. Trata de no difundir y hablar de estos posibles inconvenientes de última hora. Identifica el problema, determina soluciones y trabaja al respecto de la forma más productiva.

 

7.- Respeta el presupuesto con el que cuentas para tu evento corporativo. Los clientes de este tipo de eventos a menudo gastan gran cantidad de dinero en estos casos. Debes mostrarles que estás dispuesto a negociar precios y en virtud de tu presupuesto establecer una sólida relación con tus clientes.

 

8.- Muestra ideas innovadoras. Aun siendo cauto con el presupuesto, debes probar e impresionar con nuevas experiencias y tecnología innovadora. Como empresa debes transmitir que estás a la vanguardia y el evento corporativo es una gran oportunidad de demostrarlo.

 

9.- Procura mantener conexión con tus clientes tras el evento corporativo. Es fundamental hacer un seguimiento a estos clientes, que te hará marcar la diferencia con otras empresas del sector.

 

Imagen: Silverstone Wing Open Day de SILVERSTONE CIRCUIT disponible bajo Licencia Creative Commons.

6 formas de medir el éxito de tu evento

La venta de una gran cantidad de entradas puede ser la mejor forma de medir  y evaluar el éxito de tu evento. Pero este solo es uno de los barómetros, ya que actualmente existen otras formas de determinar resultados con el objetivo de que el siguiente sea aún mejor.

Algunos de estos parámetros, los debes de tener en mente mucho antes de que comience y durante su planificación:

 

1.- La monitorización de la actividad de Social Media. Ahora mismo es prácticamente impensable no llevar a cabo una acción en redes sociales en los días previos al evento. Esto mantendrá más activos a tus seguidores y será el canal por el que poder comunicar cualquier noticia importante del mismo.

También se deben seguir vigilando y muy de cerca las redes sociales y el mantenimiento en los diferentes perfiles después del evento para comprobar las reacciones y el feedback con los asistentes. Continuarán lanzando mensajes con el hashtag del evento, y debemos leer cada uno de ellos, para comprobar felicitaciones y también posibles quejas. Para ello existen varias herramientas. Por ejemplo,  Eventstagram, que puede resultarnos muy útil para monitorear la actividad.

 

2.- Las encuestas post-evento. Son necesarias para comprobar y saber como fue la experiencia de los asistentes. Y la mejor forma es preguntar a través de una encuesta post-evento con preguntas tipo como:

  • Tras asistir al evento, ¿recomendarías los productos y servicios de la compañía?
  • ¿Ves más o menos probabilidades de asistir a nuestro próximo evento?
  • Ahora y una vez lo conoces, ¿eres más o menos propenso a consumir tal producto o servicio?

Para aquellos casos en que la respuesta no sea todo lo positiva que esperamos, es aconsejable dejar un cuadro para que el usuario tenga la posibilidad de expresar su opinión.

 

3.- Calcula los Gastos VS Ingresos: Si estás organizando un evento corporativo,  el objetivo es crear marca y captar nuevos clientes. Pero para ello, debes invertir. Si el gasto es mucho mayor que los ingresos, replantéate la estrategia. Mide parámetros como:

  • Previsión de costes teniendo como referencia un coste real.
  • Ingresos esperados VS ingresos reales
  • El coste real VS ingresos reales.

Mide los ingresos. A veces no se obtienen los previstos, pero en cambio mereció la pena la celebración, porque la captación de potenciales clientes fue mucho mayor.

 

4.- Reconocimiento al patrocinador: también, además de por los asistentes, el éxito del evento se mide por los patrocinadores. Tengamos en cuenta que ellos son los que financian y que su impresión y un buen trato es vital de cara a establecer relaciones a largo plazo. Si el patrocinador no desea repetir, es evidente que el evento no ha adquirido el éxito esperado.

 

5.- Números de Venta: analiza y contabiliza las ventas durante los días y semanas posteriores al evento. Quienes repiten, qué consumidores adquieren por primera vez, o clientes anteriores que han vuelto. No sólo debemos atender las ventas, sino también las inscripciones o los registros para newsletters o boletines.

 

6.- Crea e incorpora una app de Eventos: Renovarse o morir, y todo para mejorar y facilitar la asistencia al evento. Hay varias, y una app móvil, diseñada para la planificación de eventos te permitirá optimizar la gestión. Este servicio permite a los usuarios personalizar y trabajar en la red. Se puede incluir el horario y programa del evento, que los invitados puedan personalizar sus propios horarios y recordatorios, enviar comentarios de los asistentes, tienda, escanear y el intercambio de tarjetas de visita digitales, incluso enviar anuncios con cambios o disponibilidad en el parking.

 

Imagen: Evento Nomaders Madrid de Jesús Pérez Pacheco disponible bajo Licencia Creative Commons.

Los previos del evento: Tips para una buena planificación

Preparar un evento se convierte en todo un desafío, especialmente para quien asume toda la responsabilidad con la única finalidad de que no se le escape hasta el más mínimo detalle.

A continuación dejamos 24 consejos fundamentales para la planificación y preparación previa de un evento que evitarán que el día de la celebración pueda jugarnos una mala pasada:

 

1.- Ten a mano un plan B. Está demostrado que la mayoría de veces falla algo en la logística. O alguien viene con retraso, o por ejemplo falta café para todos. Cuenta con una segunda alternativa contra cualquier contratiempo.

2.- El Factoring de suplementos. Asegúrate bien de las comisiones adicionales que pueden variar bastante dependiendo del sitio. Por ejemplo los impuestos añadidos del lugar donde celebres el evento, o la tarifa de los camareros.

3.- Ten menú variado para todos los gustos. Hay que tener en cuenta que ahora hay vegetarianos, veganos, celiacos, etc… queremos tener contentos y servidos a todos los invitados.

4.- Averigua donde se encuentran todos los puntos, por ejemplo enchufes para cargar los móviles de los invitados o los ordenadores.

5.- Cuenta con suficiente personal…por si hay bajas.

6.- Crea una encuesta de satisfacción de tus asistentes y aprovecha los tiempos libres para ofrecerla y que la completen.

7.- Cuenta con Recursos On Demand. Así puedes hacer recuento de personas después del evento.

8.- Imprime las tarjetas o pases de asistencia por orden alfabético ¡Es más fácil entregarlas!

9.- Y haz unas cuantas tarjetas de más en blanco, por si acaso algún asistente llega sin ella o la ha perdido.

10.- Facilita información sobre el lugar del recinto y sus formas de llegar, así como los medios de transporte.

11.- Ten al lado un coordinador o assistant que revise tu plan. Cuatro ojos ven más que dos.

12.- Crea un hashtag para el evento y difúndelo para que se viralice en los diferentes perfiles de redes sociales. Ello ayudará a la participación de los usuarios y asistentes y servirá para que recibas opiniones y feedback sobre cualquier tema relacionado con el evento.

13.- Aunque la gente prefiere verlo en cualquier dispositivo, imprime algunas copias del orden del día en papel por si acaso. Siempre hay alguien más anticuado.

14.- Proporciona adaptadores de Mac para salas de presentación.

15.- Crea una dirección de correo para el seguimiento de preguntas, asegurándote que tienes una persona pendiente de todas las que llegan para que el tiempo de respuesta sea lo más rápido posible.

16.- Señaliza todas las zonas e indica cada uno de los puntos del evento.

17.- Crea una lista de contactos con todos sus números de teléfono móvil.

18.- Ten a alguien encargado específicamente en el área de recepción y registro durante todo el evento. Proporciona ayuda y seguridad a todos los asistentes que lo necesiten.

19.- Destina un hall o habitación para que los recién llegados puedan dejar sus abrigos, paraguas o cualquier objeto que suponga una carga durante el evento. Se sentirán más cómodos.

20.- Prepara un monitor de video para las preguntas de los asistentes. Y si lleva temporizador de tiempo mejor que mejor.

21.- Equípate con suministro de bolígrafos, agendas, folios, celofán, tijeras. Nunca sabes lo que puedes llegar a necesitar.

22.- Asegúrate de todos los pedidos para el evento y calcula la cantidad en función de sus asistentes. Este tip te ayudará a ahorrar bastante en presupuesto.

23.- Si el evento dura varios días, haz reunión y balance cada día con tu equipo. La noche tras la finalización de cada jornada es el mejor momento.

24.- ¡Muy importante! Cualquier cambio de última hora comunícalo a los asistentes e invitados ya sea por mail o por cualquier medio que les haga llegar el mensaje.

 

Imagen : BUFDG Annual Conference disponible bajo Licencia de Atribución No-Comercial y Sin-Derivaciones.

¿Te toca organizar un evento? Tips para lograr que resulte todo un éxito

Son pocos los momentos en los que el alma de las empresas, es decir, quienes las forman, puedan reunir a sus empleados sin horarios preestablecidos y una agenda. Pero como cada año ya está aquí la Navidad. Una de las épocas del año en la que, junto a alguna que otra conferencia anual, las reuniones, eventos y comidas o cenas de empresa se producen con más frecuencia.

Hay que tener en cuenta que estos momentos son los preferidos por la mayoría de las compañías para motivar al personal y sin duda una potente herramienta de marketing para generar imagen.

Si eres de los que te toca organizar, a continuación dejamos algunos consejos útiles, con los que seguro tu evento resultará todo un éxito:

1.- Establece cuál es el mensaje que quieres transmitir. ¿Cuál puede ser la experiencia que produzca emociones más fuertes en tu equipo? ¿Qué mensaje quieres dejar? Por ejemplo, tu empresa transmite fidelidad o es la más innovadora. Una vez tengas clara esta premisa, el resto vendrá rodado.

2.- Haz una previsión y planifica con suficiente tiempo. Es fundamental tener claro la fecha, los invitados y la temática de la fiesta o evento en sí. Lo ideal es empezar con seis meses de antelación, pero si no cuentas con este tiempo, deberás hacerlo como muy tarde, dos o tres meses antes. Recuerda que si tu evento es por todo lo alto, concertar entrevistas con famosos o reservar locales espectaculares o de moda te llevará tiempo.

3.- Lo más importante, busca el lugar ideal, que exprese las aspiraciones de la empresa y que dé la imagen perfecta que necesitas. Ten en cuenta que debes adaptarte a todo el mundo y sus necesidades. Es muy importante la accesibilidad, que cuente por ejemplo con servicio de aparcamiento, que sus instalaciones resulten atractivas, y que disponga del máximo de servicios (por ejemplo con hotel).

4.- Organiza un evento intuitivo y organizado, teniendo en cuenta las características del personal e intentando satisfacer todas sus necesidades. También puedes pedir ayuda a empresas especializadas o dotarte del asesoramiento de un event manager que gestione toda la organización de la fiesta. Su planificación debe incluir temas tan esenciales como la música, el baile, un poco de suspense o el discurso del CEO. También se pueden organizar concursos, sorteos, un detalle sorpresa en el sitio de cada comensal o incluso un mago o animador que amenice la velada.

5.- No te olvides del discurso, casi lo más importante, porque nos recuerda el espíritu de nuestra empresa y lo que nuestro equipo significa. Cuanto más breve sea, mejor, y por supuesto debe ofrecer una visión de futuro. Las entregas de premios y los reconocimientos suelen gustar mucho. Y puede ser gracioso y desenfadado, si la empresa también lo es.

También puedes premiar con un souvenir, que sirva de recuerdo del evento y que haga que los invitados no se olviden de ese día. No hace falta que emplees mucho presupuesto. A veces lo más insignificante puede ser los más valioso, si es creativo. Por ejemplo unos bombones personalizados.

6.- Retroaliméntate. Para mejorar tu evento y sobre todo para que te ayude a comunicarte con tus compañeros, ya que su opinión es al fin y al cabo, la más importante, y también ayuda a que se sientan participativos en el plan.

 

Imagen : An Event Apart Design Conference por kris krüg disponible bajo Licencia de Atribución No-Comercial y Sin-Derivaciones.