Cómo encontrar un espacio para un evento con poca antelación

¿Tienes que organizar un evento y cuentas con poco tiempo? Te contamos cómo encontrar un espacio adecuado en menos de una semana.

Por norma general, las personas que se dedican a organizar eventos trabajan con mucha antelación para prevenir posibles situaciones adversas. Aun así, nunca se está a salvo de que puedan surgir imprevistos de última hora que hagan peligrar la organización de un evento.

El peor escenario posible es sin duda el de quedarse sin el lugar elegido para organizar el evento. No es una situación común, debido a que se suelen tomar todas las precauciones necesarias para evitar una situación así, pero conviene estar preparado y contemplar todos los escenarios posibles.

Motivos por los que se puede caer el evento

Los principales factores que pueden llevar a que se pierda el lugar donde se iba a celebrar el evento son los siguientes:

  1. Nos quitaron el lugar del evento ¿Y ahora qué hacemos?

El lugar del evento no está disponible el día de su celebración. Cuando no se exige un contrato previo o ningún tipo de reserva o pago por adelantado, lo único que queda es el compromiso adquirido verbalmente.

Esta situación es muy volátil, ya que no cuentas con ningún tipo de garantía ni de derecho ante cualquier tipo de cancelación o falta de disponibilidad para el día acordado.

  1. Qué decepción de espacio… esto no era lo que habíamos visto

El lugar reservado para el evento no tiene nada que ver con las fotos o lo que mostraba la web a la hora de realizar la reserva. Este inconveniente tiene una fácil manera de evitarlo: visitar personalmente el emplazamiento para verificar que se corresponde con lo anunciado.

Además, es conveniente aprovechar la visitar para comprobar que todo lo que será necesario para realizar el evento está disponible y en funcionamiento.

  1. Otros inconvenientes difíciles de predecir.

Puede que falle el transporte que tenías contratado, que el mal clima haga impracticable el lugar elegido, que exista otro evento paralelo celebrándose a la vez y resulte incómodo…En definitiva, situaciones a las que es imposible anticiparse y evitar que ocurran.

Soluciones para salvar la organización de tu evento

La solución ante estas situaciones es contar con algunos espacios en la recámara, clasificados según el tipo de evento, y que puedan reservarse con poca antelación.

  • Los hoteles, una buena alternativa.

Son los lugares más idóneos para realizar eventos grandes, ya que la mayoría de hoteles cuentan con espacios especialmente dedicados a ese cometido y les interesa contar con empresas y marcas que quieran alquilarlos.

  • Las universidades, espacios para eventos muy amplios

Las Universidades, ya sean públicas o privadas, son una alternativa a los hoteles a la hora de organizar un evento de dimensiones considerables. Cuentan con diferentes espacios que se pueden adaptar perfectamente a las necesidades de los organizadores.

  • Coworkings, espacios diáfanos y adaptables

Los coworkings son espacios muy receptivos a la organización de eventos, puesto que básicamente viven de alquilar sus diferentes espacios para diferentes usos. Sus espacios abiertos y amplios son los más indicados para eventos de tamaño medio.

  • Galerías de arte.

Como alternativa a los coworkings, las galerías de arte pueden ser un espacio donde, si su disponibilidad lo permite, se pueden celebrar eventos de tamaño medio-pequeño.

Los Cines, el mejor espacio para organizar tu evento con poco tiempo

Los cines cuentan con grandes salas digitalizadas, con mayor o menor aforo que permiten escalar bien el espacio sin sobrecoste.

La mayoría de los cines están en centros comerciales y cuentan con servicios adicionales como aparcamiento y otras comodidades.

Además, disponen de halls complementarios para exposiciones de producto, show rooms, stands, servicios de catering, etc.

 

Como vemos, un organizador de eventos siempre debe contemplar las peores circunstancias posibles que se puede encontrar, ya que muchos de los factores implicados en la organización no dependen directamente del organizador.

A su vez, ha de tener un listado de emplazamientos que pueda reservar con poca o ninguna antelación, siempre con el objetivo de que el evento no peligre en ningún momento.

Keylor Navas estrena su película en Yelmo Cines

Keylor Navas presentó el largometraje sobre su vida junto a varios compañeros del Real Madrid en Yelmo Cines.

Hace unos días tuvo lugar en una sala Yelmo de Madrid la premier de la película de Keylor Navas. La película narra la historia de la vida del guardameta titular del Real Madrid.

Una película biográfica que se proyectó también en el último Festival de Cannes. La película muestra el lado más espiritual y humano del famoso futbolista costarricense.

Keylor Navas, Hombre de fe, Yelmo Cines

La historia describe toda su trayectoria, desde momentos de su niñez, hasta su llegada al club madridista. Tienen peso aspectos de su vida que van más allá del fútbol, como la paciencia y la espera.

Bajo un mensaje muy claro y objetivo dirigido a los más pequeños, pero también a jóvenes y adultos, mediante el que a través del deporte y la fe se pueden cumplir sueños, Keylor Navas afirmó en palabras a la prensa ‘estar muy ilusionado con poder compartir mi historia con la audiencia española, un país que quiero mucho. Este es un proyecto pensado para inspirar a las personas, no solo a nivel deportivo, sino a nivel personal, para hacerles ver como con fe, humildad y trabajo se puede lograr lo que uno se propone’.

La presentación fue todo un acontecimiento

La presentación, que fue todo un acontecimiento debido al enorme tirón que tiene tanto el protagonista como los compañeros y estrellas del Real Madrid que le acompañaron durante el evento, se trata de un acto diferente, puesto que el mundo del fútbol y del cine no suelen mezclarse en eventos de esta índole.

Sergio Ramos, Keylor Navas, Hombre de fe, Yelmo Cines

Dirigida por Dinga Haines, se ha convertido en la segunda película más vista en la historia de Costa Rica. Ahora también llega a Yelmo Cines en España.

Las experiencias en vivo en el cine: un mercado con mucho potencial

Los eventos y las experiencias en vivo con películas de éxito se están convirtiendo en una oportunidad para la industria.

El cine, como todas las áreas de entretenimiento ha sufrido y sigue experimentando nuevas transformaciones. Ya sea dentro de una sala de cine o en exteriores, a través de escenarios que recrean las mismas escenas bajo una estrategia de ambient marketing, las experiencias en vivo con películas de taquilla están de moda.

Secret Cinema es una de las pioneras en este campo. A través de su claro éxito y trayectoria, es una opción que las marcas no deben perder de vista como forma de crear y generar conexión con el consumidor.

La compañía que desde 2007 está llevando a cabo esta nueva forma de atraer a los espectadores no ha parado. La clave del éxito reside en la búsqueda de lugares emblemáticos, actores y figurantes entre otros, que hacen que el espectador se encuentre inmerso en toda una historia en la que por un momento, no es capaz de distinguir entre ficción y realidad.

Todo bajo una estrategia de generar expectación, en la que el asistente va descubriendo poco a poco y recibiendo información sobre el día del evento. Desde Star Wars hasta Moulin Rouge, son algunas de las producciones que han alcanzado un éxito rotundo en esta experiencia.

Uno de los últimos desafíos se centra en la película de Ridlley Scott Blade Runner, en la que los seguidores de esta entrega han tenido oportunidad de revivir en un teatro y disfrutar el clásico de culto de los años 80.

El cine en directo: todo un desafío creativo

Como en todo proceso, de los errores se aprende, y aunque la acción Regreso al Futuro no pudo estrenarse a tiempo, fue con la recreación del escenario Star Wars Episodio VII: El Despertar de la Fuerza, con el título que despegó esta iniciativa.

Ahora, y aunque en la práctica es complejo, las empresas y marcas conscientes del movimiento que generan este tipo de acciones, se van sumando a esta experiencia inmersiva.

Bajo esta estrategia, existe un filón para las marcas y sus campañas publicitarias. La intención, reside en que el público, además de con la película, se relacione con los partners y marcas que acompañan y apoyan el evento. En el evento Blade Runner, Tesla, entre otras. Una forma de publicidad que cada vez están utilizando más porque funciona.

Los eventos en vivo en el cine: un futuro por delante

El marketing de experiencias y de entretenimiento está creciendo. Las marcas cada vez invierten más presupuesto en este tipo de iniciativas como vía de conexión con el consumidor y cada vez son más las empresas que apuestan por los eventos en vivo en el cine.