Cómo encontrar un espacio para un evento con poca antelación

¿Tienes que organizar un evento y cuentas con poco tiempo? Te contamos cómo encontrar un espacio adecuado en menos de una semana.

Por norma general, las personas que se dedican a organizar eventos trabajan con mucha antelación para prevenir posibles situaciones adversas. Aun así, nunca se está a salvo de que puedan surgir imprevistos de última hora que hagan peligrar la organización de un evento.

El peor escenario posible es sin duda el de quedarse sin el lugar elegido para organizar el evento. No es una situación común, debido a que se suelen tomar todas las precauciones necesarias para evitar una situación así, pero conviene estar preparado y contemplar todos los escenarios posibles.

Motivos por los que se puede caer el evento

Los principales factores que pueden llevar a que se pierda el lugar donde se iba a celebrar el evento son los siguientes:

  1. Nos quitaron el lugar del evento ¿Y ahora qué hacemos?

El lugar del evento no está disponible el día de su celebración. Cuando no se exige un contrato previo o ningún tipo de reserva o pago por adelantado, lo único que queda es el compromiso adquirido verbalmente.

Esta situación es muy volátil, ya que no cuentas con ningún tipo de garantía ni de derecho ante cualquier tipo de cancelación o falta de disponibilidad para el día acordado.

  1. Qué decepción de espacio… esto no era lo que habíamos visto

El lugar reservado para el evento no tiene nada que ver con las fotos o lo que mostraba la web a la hora de realizar la reserva. Este inconveniente tiene una fácil manera de evitarlo: visitar personalmente el emplazamiento para verificar que se corresponde con lo anunciado.

Además, es conveniente aprovechar la visitar para comprobar que todo lo que será necesario para realizar el evento está disponible y en funcionamiento.

  1. Otros inconvenientes difíciles de predecir.

Puede que falle el transporte que tenías contratado, que el mal clima haga impracticable el lugar elegido, que exista otro evento paralelo celebrándose a la vez y resulte incómodo…En definitiva, situaciones a las que es imposible anticiparse y evitar que ocurran.

Soluciones para salvar la organización de tu evento

La solución ante estas situaciones es contar con algunos espacios en la recámara, clasificados según el tipo de evento, y que puedan reservarse con poca antelación.

  • Los hoteles, una buena alternativa.

Son los lugares más idóneos para realizar eventos grandes, ya que la mayoría de hoteles cuentan con espacios especialmente dedicados a ese cometido y les interesa contar con empresas y marcas que quieran alquilarlos.

  • Las universidades, espacios para eventos muy amplios

Las Universidades, ya sean públicas o privadas, son una alternativa a los hoteles a la hora de organizar un evento de dimensiones considerables. Cuentan con diferentes espacios que se pueden adaptar perfectamente a las necesidades de los organizadores.

  • Coworkings, espacios diáfanos y adaptables

Los coworkings son espacios muy receptivos a la organización de eventos, puesto que básicamente viven de alquilar sus diferentes espacios para diferentes usos. Sus espacios abiertos y amplios son los más indicados para eventos de tamaño medio.

  • Galerías de arte.

Como alternativa a los coworkings, las galerías de arte pueden ser un espacio donde, si su disponibilidad lo permite, se pueden celebrar eventos de tamaño medio-pequeño.

Los Cines, el mejor espacio para organizar tu evento con poco tiempo

Los cines cuentan con grandes salas digitalizadas, con mayor o menor aforo que permiten escalar bien el espacio sin sobrecoste.

La mayoría de los cines están en centros comerciales y cuentan con servicios adicionales como aparcamiento y otras comodidades.

Además, disponen de halls complementarios para exposiciones de producto, show rooms, stands, servicios de catering, etc.

 

Como vemos, un organizador de eventos siempre debe contemplar las peores circunstancias posibles que se puede encontrar, ya que muchos de los factores implicados en la organización no dependen directamente del organizador.

A su vez, ha de tener un listado de emplazamientos que pueda reservar con poca o ninguna antelación, siempre con el objetivo de que el evento no peligre en ningún momento.

7 cuestiones clave que debes preguntar a los asistentes en tu evento

El feedback por parte de los asistentes es una de las partes clave en el análisis posterior de un evento empresarial.

Analizamos las siete preguntas más importantes que debes preguntar a los asistentes de tus eventos:

¿Necesitas ayuda con el transporte?

Aunque sea una obviedad, cabe destacar que el transporte es un aspecto indispensable para que un evento transcurra con total normalidad.

Se pueden evitar problemas de tipo logístico haciendo una correcta previsión de la asistencia y de los medios de transporte necesarios para satisfacer la demanda de los asistentes.

Facilita a los asistentes una lista con todos los tipos de transportes disponibles y las diferentes opciones que tienen los asistentes para llegar hasta el evento y para volver a sus respectivos hoteles.

¿Qué esperas obtener gracias a este evento?

Generalmente, se encuesta a los asistentes una vez que finalice el evento.

De esa manera, obtienes el mejor feedback posible, pero no consigues información a tiempo real del rendimiento del evento.

Por el contrario, realizando encuestas antes del evento puedes llevar a cabo modificaciones de última hora que afinen la preparación de cara a satisfacer plenamente las expectativas de los asistentes.

A su vez, se pueden organizar encuestas durante el evento, que permitan hacer modificaciones a tiempo real, para poder reconducir situaciones que puedan ser potencialmente negativas para la experiencia de los asistentes.

¿Te está decepcionando algo?

En relación al punto anterior, esta pregunta es clara y directa, y resulta la manera más efectiva de solucionar problemas en tiempo real (la temperatura de la sala, la luz…) o tener en cuenta otro tipo de problemas para futuros eventos (ponentes aburridos, información poco valiosa…).

Una vez abordado el antes y el durante, se debe pensar en el después.

La encuesta inmediatamente posterior al evento es el mejor feedback posible, ya que la gente tiene una opinión mucho más veraz que la que podrán tener si se les realiza una encuesta online días después del evento.

Algunas de las preguntas clave que debemos formular en una encuesta realizada tras un evento son:

¿Cómo valoras tu experiencia de manera global?

Antes de entrar en detalles, realiza una pregunta generalista.

¿Qué conseguiremos así?

Conseguiremos obtener una primera impresión negativa o positiva que nos permitirá valorar de manera temprana si el evento ha sido un éxito o si por el contrario ha sido un fracaso.

¿Has tenido algún problema con el lugar donde se ha desarrollado el evento?

Es una evidencia, pero cabe resaltar que uno de los pilares fundamentales de todo evento es el lugar donde celebrarlo.

La opinión de los asistentes valdrá para reafirmar la elección de ese lugar o para descartarlo para futuras celebraciones.

¿Has tenido dificultades a la hora de acceder al evento?

Cualquier persona que haya asistido a cualquier tipo de evento sabe que el acceso puede inclinar la balanza entre una mala y una buena experiencia.

Analiza cuáles han sido los errores y los aciertos para asegurar unos accesos óptimos en los futuros eventos que celebres.

¿Volverías a acudir a uno de nuestros eventos?

Por último, la pregunta más importante: ¿volverías uno de nuestros eventos?

Es necesario observar esta pregunta en contexto con las anteriores, ya que puede que una persona sea muy crítica en diferentes aspectos pero afirme que sí volvería a acudir.

Eso nos daría bastante información sobre las opiniones de los asistentes.

Críticas especialmente constructivas que se deberán tener especialmente en consideración.