5 ideas impactantes de bienvenida a los asistentes de tu evento

5 ideas para impactar desde el primer momento a los asistentes de tu evento y crear una experiencia inolvidable. 

  1. El lugar lo es (casi) todo 

No puedes juzgar un evento por el lugar donde se realiza, pero una buena ubicación sí puede cambiar totalmente la impresión que transmita a los asistentes.

Si es impactante, dará juego por sí mismo. Aprovechar al máximo sus características arquitectónicas, saber jugar con la iluminación, las luces de neón y los colores que predominarán en la estancia puede marcar la diferencia entre un evento usual o uno inolvidable.

  1. Aprovecha la tecnología para diferenciarte aún más

La tecnología de mapeo permite crear a día de hoy proyecciones increíbles para convertir los lugares más normales en ubicaciones totalmente distintas, permitiendo enfocar imágenes, vídeos y demás contenido sobre una superficie.

Además, el mapeo de proyección 3D está a la vanguardia en innovación en eventos y, aunque con más inversión, puede ser la opción perfecta de cara a futuras campañas donde se quiera dejar boquiabiertos a los asistentes.

La famosa firma de diseño Ralph Lauren ya implementó esta técnica durante una impresionante performance en Londres.

  1. Haz que el asistente se sienta dentro del espectáculo 

¿Qué mejor entrada a un evento que convirtiéndolo en todo un espectáculo? Agregar músicos, bailarines o demás profesionales del mundo del ocio puede ser la mejor bienvenida y un gran elemento diferenciador.

Puedes incorporar túneles en la entrada que mediante la tecnología LED narren la historia de la marca a medida que se avance por ellos, o contar con una alfombra roja que haga sentir a los asistentes como estrellas de Hollywood. La primera impresión lo es todo.

Desplegar empleados que den la bienvenida y ofrezcan su ayuda a los asistentes que se vayan incorporando debe ser una máxima siempre. Si hay algo que no puede mejorar la tecnología es el toque humano.

  1. Recíbelos con juegos interactivos

Una buena entrada también puede entretener al público y hacerles sentir parte de algo más grande. Los juegos interactivos eliminan tensiones y crean un ambiente más distendido entre los invitados y organizadores del evento.

Además, dar a los asistentes una bolsa con merchandising de bienvenida puede ser una opción más acertada para levantar su curiosidad. Bríndales algo que les pueda parecer interesante y les anime a estar emocionados durante todo el evento.

  1. ¡No olvides a los patrocinadores! 

Colocar publicidad en sitios estratégicamente elegidos aumentará la notoriedad del patrocinador.

Es importante elegir el mejor lugar y no abusar para evitar que los asistentes se puedan sentir abrumados con un exceso de patrocinio restando protagonismo al gran evento.

Lo último en acreditaciones para eventos ¿Cuál es la adecuada?

Lo último en acreditaciones para eventos y conferencias. Cuáles son las que mejor se adaptan y podemos emplear en cada encuentro.

Independientemente del tipo de evento que realicemos, los asistentes necesitan identificarse ya sea para entrar o salir del recinto, acceder a espacios concretos o reconocerse entre ellos. La insignia o acreditación de asistente ha cumplido siempre esta función, pero al igual que otros aspectos en la industria, la innovación ha provocado que existan a día de hoy numerosos y prácticos tipos de identificación en un evento. A continuación, te explicamos varios:

 

  • Acreditaciones de papel

La clásica pegatina o tarjeta colgada al cuello. Pese a su carácter anticuado, este modo de identificación conlleva muchas ventajas como su sencillez, la posibilidad de añadirle códigos de barras o QR, su rentabilidad y, cómo no, la facilidad para identificar a través de su nombre a la persona que tienes delante.

 

  • Pulseras

Típica acreditación en festivales y eventos de música; se coloca en la muñeca y debe mantenerse hasta que se corta. Suelen ser impermeables y resistentes a todo tipo de accidente o inclemencia, pero no aportan muchas más ventajas. Ideales para controlar las entradas y salidas al recinto, pero, por el contrario, cuentan con poco espacio para incluir información útil de cara a otro tipo de situaciones.

 

  • Sellos

El clásico sello puede ser la opción perfecta para eventos o celebraciones de carácter íntimo; no es detectable como otros medios de identificación electrónicos de asistentes, pero es perfecto para un control de acceso simple y barato.

 

  • Identificaciones hackeables

Cualquier tarjeta, pase o pulsera con un componente electrónico puede ser pirateado, especialmente si se utiliza en un evento diseñado para hackers. Pensadas para ser presentadas en convenciones de seguridad y similares, estas acreditaciones esconden en su código información, ventajas o curiosidades destinadas a asistentes con la suficiente maña como para descubrirlas. Sin duda la más peculiar de la lista.

 

  • NFC

NFC, o near field communication, hace referencia a la tecnología capaz de interaccionar con un simple toque. Se pueden utilizar para infinidad de situaciones: desde controlar la entrada al recinto, pasando por registrar datos o acceder a información sólo al alcance de este pequeño chip. Los identificadores por NFC pueden ser insertados de diversas formas, aunque es común verlos en forma de pequeños adhesivos que se implementan en tarjetas o pases de papel.

 

  • Wearables

Utilizando una tecnología parecida al NFC, las prendas de vestir, colgantes, gemelos y demás pueden interactuar con stands, incorporar características como iluminación LED, vibración, cupones descuento o información acerca del evento.

 

  • Biometría y reconocimiento facial

Aunque siempre lo hemos visto más cerca de la ficción que de la realidad, la idea de utilizar nuestras huellas dactilares o el escaneo de retina se está abriendo paso poco a poco, y pese a que el reconocimiento de las huellas sigue siendo poco práctico en un evento, el reconocimiento facial se puede realizar sin tener que pegar la cara en ningún sitio, con rapidez y total fiabilidad. Cosa de película.

 

  • Implantes

El futuro se empieza a acomodar en nuestra mano, y nunca mejor dicho. Aunque nos resulte extraño, ya es posible implantarse un minúsculo chip NFC en zonas como la mano, siendo útil para cualquier necesidad cotidiana que tenga el usuario, y para cualquier evento o celebración preparada para esta tecnología a la que asista.

 

  • Con sorpresa incorporada

En el constante flujo de innovación al que el mundo del marketing y los eventos nos tiene acostumbrados, de vez en cuando se cuelan sorpresas tan inesperadas como prácticas. Por ejemplo, en la gira de la cantante Lady Gaga donde los asistentes VIP cayeron en la cuenta que el cordón de su credencial era en realidad un cargador de móvil.

10 errores imperdonables que suelen ocurrir en los eventos ¡Evítalos!

Ocurre con más frecuencia de lo que parece. Te contamos los 10 errores imperdonables en los eventos para tratar que bajo ningún concepto sucedan en la organización del tuyo.

1.- El lugar del evento no se parece en nada al que nuestros asistentes habían visto en la foto. Trata de evitar que esta situación se produzca. Lo mejor es que te asegures de acudir previamente al recinto, para garantizar que no habrá decepción de ningún tipo por parte de tus clientes.

2.- El sitio está en plena remodelación o en obras. No es de recibo que los asistentes lleguen al evento que tanto te ha costado organizar, y mientras se está celebrando se oigan martillazos y el ajetreo propio del personal preparando y rematando detalles de última hora.

3.- El cliente insiste en que quiere asistir pero no tiene agenda. No te queda más remedio que hacer FaceTime, y a mitad de la conversación se te acaba la batería. Finalmente el cliente no va poder ver nada, porque te tendrás que quedar en un sitio fijo con conexión. Procura tener a punto todos tus dispositivos para que no te jueguen una mala pasada.

4.- El sitio es ideal, pero no lo es todo. El recinto es precioso, con instalaciones excelentes y parking, pero en cambio las habitaciones no dan la talla. En estos casos asegúrate de supervisar todas y cada una de las instalaciones del lugar.

5.- El WIFI no funciona. Pasa más de lo que creemos. Cuenta que la mayoría de tus asistentes acudirán al evento con dispositivos móviles, tablets, o portátiles. Comprueba que todos los lugares del recinto cuentan con amplia conexión para que los asistentes no se tengan que aglutinar en un solo rincón de la sala.

6.- Cuando montas tu evento y compartes recinto con otros cuantos eventos más. Ten en cuenta que el foco de atención de tus clientes se dispersará. Procura organizarlo en un sitio exclusivo.

7.- Cuando tienes todo preparado con asistentes y clientes y se te ha escapado algún requisito legal de última hora. Piensa por ejemplo en alguna licencia para alcohol. Procura tener bien atados todos estos detalles para no llevarte sorpresas.

8.- Ojo con los sitios históricos o protegidos. Tu evento en un edificio histórico o lugar protegido lo convertirá en único. ¿pero has pensado en todas las trabas que te puedes encontrar? Los accesos, las instalaciones no estarán tan preparadas, los muebles y objetos delicados, etc… Siempre es mejor optar por un sitio preparado y destinado a la organización de eventos.

9.- El dichoso estacionamiento y el parking. Suele pasar muchas veces. El lugar del evento es perfecto pero los asistentes tienen que dejar su coche a tres kilómetros por la falta de estacionamiento. En este caso debes sopesar la localización y si merece la pena. Procura que el lugar cuente con amplio espacio y parking exclusivo, y en su defecto, que esté bien ubicado y bastante céntrico.

10.- Elige un lugar para tu evento conocido. Esta opción puede ser muy cómoda, pero piensa que si fue hace tiempo, los dueños han podido cambiar, no se han hecho reformas y el servicio no es el mismo. En este caso, comprueba que todo sigue como antes.

 

9 pasos para conseguir clientes rentables en un evento corporativo

El evento corporativo, muy distinto a los personales, puede permitir grandes beneficios. A través de los siguientes 9 pasos te decimos como conseguir clientes rentables, te ayudaremos a mantener relaciones duraderas y consolidadas:

 

  1. Escucha sus necesidades. Mantén tus oídos abiertos. Tras una primera toma de contacto en un evento corporativo debes saber como organizador qué busca y cuales son sus necesidades. Aquí es donde debes predecir y estar preparado para adelantarte a sus peticiones.

A diferencia de los personales, cada evento corporativo es muy diferente. Debes tener muy presente los objetivos del evento, manteniendo en todo momento el propósito de vanguardia en la planificación.

 

  1. Define los objetivos del evento corporativo. Muchas veces los clientes no conocen con exactitud el propósito de nuestro evento. Debes aprender de la experiencia de anteriores acontecimientos, y tomar partido de aquellas decisiones decisivas que te han llevado al éxito.

 

  1. Procura tener muy claro el branding y cultura de marca. “Branding and Culture” son ahora las palabras de moda en el panorama empresarial. Cada línea de negocio está desarrollando muy intensamente su propia marca y cultura de marca.

A la hora de organizar tu propio evento corporativo, de cara a tus clientes, debes tener muy en cuenta y conocer todo acerca de tu propia marca o negocio. Esto demostrará que has tomado mucha dedicación para crear tu imagen de marca.

Ultima cada detalle. Desde el lugar, hasta el color de las luces, y todo en consonancia con la imagen de tu empresa.

 

4.- Haz que sea de tú a tú. Las reuniones en persona, a pesar de la tecnología, que nos permite interactuar a distancia, son vitales. Trata de planificar una o dos reuniones cara a cara. Esto también es gran indicador de que se invierte tiempo en dedicar espacio a un evento y de lo que tu empresa puede representar.

 

5.- Ten cuidado con la competencia. Cuando se trabaja con clientes en un evento corporativo se corre el riesgo de que existan compañías del mismo sector. En estos casos debes ser lo más abierto y honesto posible con las empresas para las que trabajas. Confía en tus instintos con el fin de evitar una guerra entre dos competidores directos.

 

6.- Consigue el equilibrio. Es la eterna batalla de los planificadores de eventos corporativos. Ten en cuenta que siempre pueden surgir gastos imprevistos o cambios en la programación. Trata de no difundir y hablar de estos posibles inconvenientes de última hora. Identifica el problema, determina soluciones y trabaja al respecto de la forma más productiva.

 

7.- Respeta el presupuesto con el que cuentas para tu evento corporativo. Los clientes de este tipo de eventos a menudo gastan gran cantidad de dinero en estos casos. Debes mostrarles que estás dispuesto a negociar precios y en virtud de tu presupuesto establecer una sólida relación con tus clientes.

 

8.- Muestra ideas innovadoras. Aun siendo cauto con el presupuesto, debes probar e impresionar con nuevas experiencias y tecnología innovadora. Como empresa debes transmitir que estás a la vanguardia y el evento corporativo es una gran oportunidad de demostrarlo.

 

9.- Procura mantener conexión con tus clientes tras el evento corporativo. Es fundamental hacer un seguimiento a estos clientes, que te hará marcar la diferencia con otras empresas del sector.

 

Imagen: Silverstone Wing Open Day de SILVERSTONE CIRCUIT disponible bajo Licencia Creative Commons.