Cómo encontrar un espacio para un evento con poca antelación

¿Tienes que organizar un evento y cuentas con poco tiempo? Te contamos cómo encontrar un espacio adecuado en menos de una semana.

Por norma general, las personas que se dedican a organizar eventos trabajan con mucha antelación para prevenir posibles situaciones adversas. Aun así, nunca se está a salvo de que puedan surgir imprevistos de última hora que hagan peligrar la organización de un evento.

El peor escenario posible es sin duda el de quedarse sin el lugar elegido para organizar el evento. No es una situación común, debido a que se suelen tomar todas las precauciones necesarias para evitar una situación así, pero conviene estar preparado y contemplar todos los escenarios posibles.

Motivos por los que se puede caer el evento

Los principales factores que pueden llevar a que se pierda el lugar donde se iba a celebrar el evento son los siguientes:

  1. Nos quitaron el lugar del evento ¿Y ahora qué hacemos?

El lugar del evento no está disponible el día de su celebración. Cuando no se exige un contrato previo o ningún tipo de reserva o pago por adelantado, lo único que queda es el compromiso adquirido verbalmente.

Esta situación es muy volátil, ya que no cuentas con ningún tipo de garantía ni de derecho ante cualquier tipo de cancelación o falta de disponibilidad para el día acordado.

  1. Qué decepción de espacio… esto no era lo que habíamos visto

El lugar reservado para el evento no tiene nada que ver con las fotos o lo que mostraba la web a la hora de realizar la reserva. Este inconveniente tiene una fácil manera de evitarlo: visitar personalmente el emplazamiento para verificar que se corresponde con lo anunciado.

Además, es conveniente aprovechar la visitar para comprobar que todo lo que será necesario para realizar el evento está disponible y en funcionamiento.

  1. Otros inconvenientes difíciles de predecir.

Puede que falle el transporte que tenías contratado, que el mal clima haga impracticable el lugar elegido, que exista otro evento paralelo celebrándose a la vez y resulte incómodo…En definitiva, situaciones a las que es imposible anticiparse y evitar que ocurran.

Soluciones para salvar la organización de tu evento

La solución ante estas situaciones es contar con algunos espacios en la recámara, clasificados según el tipo de evento, y que puedan reservarse con poca antelación.

  • Los hoteles, una buena alternativa.

Son los lugares más idóneos para realizar eventos grandes, ya que la mayoría de hoteles cuentan con espacios especialmente dedicados a ese cometido y les interesa contar con empresas y marcas que quieran alquilarlos.

  • Las universidades, espacios para eventos muy amplios

Las Universidades, ya sean públicas o privadas, son una alternativa a los hoteles a la hora de organizar un evento de dimensiones considerables. Cuentan con diferentes espacios que se pueden adaptar perfectamente a las necesidades de los organizadores.

  • Coworkings, espacios diáfanos y adaptables

Los coworkings son espacios muy receptivos a la organización de eventos, puesto que básicamente viven de alquilar sus diferentes espacios para diferentes usos. Sus espacios abiertos y amplios son los más indicados para eventos de tamaño medio.

  • Galerías de arte.

Como alternativa a los coworkings, las galerías de arte pueden ser un espacio donde, si su disponibilidad lo permite, se pueden celebrar eventos de tamaño medio-pequeño.

Los Cines, el mejor espacio para organizar tu evento con poco tiempo

Los cines cuentan con grandes salas digitalizadas, con mayor o menor aforo que permiten escalar bien el espacio sin sobrecoste.

La mayoría de los cines están en centros comerciales y cuentan con servicios adicionales como aparcamiento y otras comodidades.

Además, disponen de halls complementarios para exposiciones de producto, show rooms, stands, servicios de catering, etc.

 

Como vemos, un organizador de eventos siempre debe contemplar las peores circunstancias posibles que se puede encontrar, ya que muchos de los factores implicados en la organización no dependen directamente del organizador.

A su vez, ha de tener un listado de emplazamientos que pueda reservar con poca o ninguna antelación, siempre con el objetivo de que el evento no peligre en ningún momento.

7 cuestiones clave que debes preguntar a los asistentes en tu evento

El feedback por parte de los asistentes es una de las partes clave en el análisis posterior de un evento empresarial.

Analizamos las siete preguntas más importantes que debes preguntar a los asistentes de tus eventos:

¿Necesitas ayuda con el transporte?

Aunque sea una obviedad, cabe destacar que el transporte es un aspecto indispensable para que un evento transcurra con total normalidad.

Se pueden evitar problemas de tipo logístico haciendo una correcta previsión de la asistencia y de los medios de transporte necesarios para satisfacer la demanda de los asistentes.

Facilita a los asistentes una lista con todos los tipos de transportes disponibles y las diferentes opciones que tienen los asistentes para llegar hasta el evento y para volver a sus respectivos hoteles.

¿Qué esperas obtener gracias a este evento?

Generalmente, se encuesta a los asistentes una vez que finalice el evento.

De esa manera, obtienes el mejor feedback posible, pero no consigues información a tiempo real del rendimiento del evento.

Por el contrario, realizando encuestas antes del evento puedes llevar a cabo modificaciones de última hora que afinen la preparación de cara a satisfacer plenamente las expectativas de los asistentes.

A su vez, se pueden organizar encuestas durante el evento, que permitan hacer modificaciones a tiempo real, para poder reconducir situaciones que puedan ser potencialmente negativas para la experiencia de los asistentes.

¿Te está decepcionando algo?

En relación al punto anterior, esta pregunta es clara y directa, y resulta la manera más efectiva de solucionar problemas en tiempo real (la temperatura de la sala, la luz…) o tener en cuenta otro tipo de problemas para futuros eventos (ponentes aburridos, información poco valiosa…).

Una vez abordado el antes y el durante, se debe pensar en el después.

La encuesta inmediatamente posterior al evento es el mejor feedback posible, ya que la gente tiene una opinión mucho más veraz que la que podrán tener si se les realiza una encuesta online días después del evento.

Algunas de las preguntas clave que debemos formular en una encuesta realizada tras un evento son:

¿Cómo valoras tu experiencia de manera global?

Antes de entrar en detalles, realiza una pregunta generalista.

¿Qué conseguiremos así?

Conseguiremos obtener una primera impresión negativa o positiva que nos permitirá valorar de manera temprana si el evento ha sido un éxito o si por el contrario ha sido un fracaso.

¿Has tenido algún problema con el lugar donde se ha desarrollado el evento?

Es una evidencia, pero cabe resaltar que uno de los pilares fundamentales de todo evento es el lugar donde celebrarlo.

La opinión de los asistentes valdrá para reafirmar la elección de ese lugar o para descartarlo para futuras celebraciones.

¿Has tenido dificultades a la hora de acceder al evento?

Cualquier persona que haya asistido a cualquier tipo de evento sabe que el acceso puede inclinar la balanza entre una mala y una buena experiencia.

Analiza cuáles han sido los errores y los aciertos para asegurar unos accesos óptimos en los futuros eventos que celebres.

¿Volverías a acudir a uno de nuestros eventos?

Por último, la pregunta más importante: ¿volverías uno de nuestros eventos?

Es necesario observar esta pregunta en contexto con las anteriores, ya que puede que una persona sea muy crítica en diferentes aspectos pero afirme que sí volvería a acudir.

Eso nos daría bastante información sobre las opiniones de los asistentes.

Críticas especialmente constructivas que se deberán tener especialmente en consideración.

Tecnología Beacon: un potencial para eventos y la industria del cine

Los beacons son una tecnología que se implementó en tiendas tecnológicas y estadios, pero cuyo auge ha hecho que lleguen a eventos de diferente índole.

Los beacons están consolidándose en el mundo de los eventos debido a las magníficas prestaciones que ofrecen. Anteriormente se utilizaron otro tipo de tecnologías, pero nunca existió una que satisficiera a los organizadores y a los asistentes.

Tecnología Bluetooth

El beacon es una tecnología que se sustenta en el bluetooth para su correcto funcionamiento. Esta característica permite que sea una tecnología muy fiable, puesto que el bluetooth es una manera óptima de conectar con los asistentes a un evento.

Como se ha indicado anteriormente, la única limitación que presenta en la de la distancia. Si un evento se organiza en una zona muy amplia, se deberá tener en cuenta que los asistentes recibirán unas u otras informaciones dependiendo de en qué zona del evento se encuentre.

¿Cuáles son sus principales funciones?

Los beacons tienen como función principal el permitir a los organizadores tener una comunicación dinámica y optimizada con los asistentes. Esta tecnología permite enviar notificaciones o contenidos según la zona del evento en la que se encuentren, ya que la proximidad es un dato clave.

Esto permite que la experiencia del asistente sea mucho más enriquecedora. Permite una interacción entre el evento y los asistentes sin tener que recurrir al contacto directo entre unos y otros.

Gamificación, un aspecto cada vez más importante

Cada vez es más importante tener en cuenta la gamificación en todo evento corporativo, de cara a enriquecer la experiencia de los asistentes. Algunas de las opciones más interesantes son:

  • Enviar información que ayude a que el público recorra todas las zonas del evento de una manera amena y que agilice el desarrollo del mismo.
  • Otorgar recompensas a cabo de acciones que ofrecerán información interesante para la organización, como encuestas, formularios…

Posibilidades de Networking

Los Beacons pueden ser el empujón que hace falta para que el networking empiece a fluir en un evento. Si los asistentes se identifican por sector, será más fácil que cada persona pueda ponerse en contacto con aquellas personas que puedan estar interesadas en su área de negocio.

Oportunidad para patrocinadores

El hecho de poder comunicar directamente con los asistentes es algo muy atractivo para los patrocinadores. Cualquier aliciente de cara a conseguir patrocinadores es bienvenido, y este aliciente en concreto no podría ser más poderoso.

Poder comunicar directamente a los asistentes es un valor muy importante. Además los patrocinadores podrían recibir información de posibles clientes, resultando así muy interesante su presencia y apoyo al evento.

Registro de asistencia

El registro de asistencia es un dato crucial. En algunos casos la entrada es libre y la asistencia es muy difícil de cuantificar. Incluso en el caso en el que haya entradas, la asistencia real no tiene por qué coincidir con la emisión de las mismas.

Además, puede que algunos asistentes lleguen tarde o se vayan pronto. La tecnología Beacon permite controlar el número de asistentes de manera precisa, sabiendo el nivel de afluencia en cada momento del evento.

La industria del cine no se queda atrás

Dos empresas norteamericanas no han querido dejar pasar la oportunidad. Se ha instalado la tecnología beacon en más de 300 salas de cine en Estados Unidos. Los promotores de esta iniciativa creen que se trata de un primer paso que cambiará la realidad de los cines.

El objetivo es ofrecer artículos de merchandising de la película que los espectadores acaben de ver. De esta manera, se estará impactando a los clientes en un momento óptimo, ya que estarán en una situación muy propicia de cara a comprar algo relacionado con aquello que acaban de ver y disfrutar.

Uno de los aspectos fundamentales es el pago a través del móvil, ya que se busca que el proceso de decisión de compra sea lo más corto y cómodo posible, reduciendo así las opciones de que el cliente rechace la compra.

5 ideas impactantes de bienvenida a los asistentes de tu evento

5 ideas para impactar desde el primer momento a los asistentes de tu evento y crear una experiencia inolvidable. 

  1. El lugar lo es (casi) todo 

No puedes juzgar un evento por el lugar donde se realiza, pero una buena ubicación sí puede cambiar totalmente la impresión que transmita a los asistentes.

Si es impactante, dará juego por sí mismo. Aprovechar al máximo sus características arquitectónicas, saber jugar con la iluminación, las luces de neón y los colores que predominarán en la estancia puede marcar la diferencia entre un evento usual o uno inolvidable.

  1. Aprovecha la tecnología para diferenciarte aún más

La tecnología de mapeo permite crear a día de hoy proyecciones increíbles para convertir los lugares más normales en ubicaciones totalmente distintas, permitiendo enfocar imágenes, vídeos y demás contenido sobre una superficie.

Además, el mapeo de proyección 3D está a la vanguardia en innovación en eventos y, aunque con más inversión, puede ser la opción perfecta de cara a futuras campañas donde se quiera dejar boquiabiertos a los asistentes.

La famosa firma de diseño Ralph Lauren ya implementó esta técnica durante una impresionante performance en Londres.

  1. Haz que el asistente se sienta dentro del espectáculo 

¿Qué mejor entrada a un evento que convirtiéndolo en todo un espectáculo? Agregar músicos, bailarines o demás profesionales del mundo del ocio puede ser la mejor bienvenida y un gran elemento diferenciador.

Puedes incorporar túneles en la entrada que mediante la tecnología LED narren la historia de la marca a medida que se avance por ellos, o contar con una alfombra roja que haga sentir a los asistentes como estrellas de Hollywood. La primera impresión lo es todo.

Desplegar empleados que den la bienvenida y ofrezcan su ayuda a los asistentes que se vayan incorporando debe ser una máxima siempre. Si hay algo que no puede mejorar la tecnología es el toque humano.

  1. Recíbelos con juegos interactivos

Una buena entrada también puede entretener al público y hacerles sentir parte de algo más grande. Los juegos interactivos eliminan tensiones y crean un ambiente más distendido entre los invitados y organizadores del evento.

Además, dar a los asistentes una bolsa con merchandising de bienvenida puede ser una opción más acertada para levantar su curiosidad. Bríndales algo que les pueda parecer interesante y les anime a estar emocionados durante todo el evento.

  1. ¡No olvides a los patrocinadores! 

Colocar publicidad en sitios estratégicamente elegidos aumentará la notoriedad del patrocinador.

Es importante elegir el mejor lugar y no abusar para evitar que los asistentes se puedan sentir abrumados con un exceso de patrocinio restando protagonismo al gran evento.

Lo último en acreditaciones para eventos ¿Cuál es la adecuada?

Lo último en acreditaciones para eventos y conferencias. Cuáles son las que mejor se adaptan y podemos emplear en cada encuentro.

Independientemente del tipo de evento que realicemos, los asistentes necesitan identificarse ya sea para entrar o salir del recinto, acceder a espacios concretos o reconocerse entre ellos. La insignia o acreditación de asistente ha cumplido siempre esta función, pero al igual que otros aspectos en la industria, la innovación ha provocado que existan a día de hoy numerosos y prácticos tipos de identificación en un evento. A continuación, te explicamos varios:

 

  • Acreditaciones de papel

La clásica pegatina o tarjeta colgada al cuello. Pese a su carácter anticuado, este modo de identificación conlleva muchas ventajas como su sencillez, la posibilidad de añadirle códigos de barras o QR, su rentabilidad y, cómo no, la facilidad para identificar a través de su nombre a la persona que tienes delante.

 

  • Pulseras

Típica acreditación en festivales y eventos de música; se coloca en la muñeca y debe mantenerse hasta que se corta. Suelen ser impermeables y resistentes a todo tipo de accidente o inclemencia, pero no aportan muchas más ventajas. Ideales para controlar las entradas y salidas al recinto, pero, por el contrario, cuentan con poco espacio para incluir información útil de cara a otro tipo de situaciones.

 

  • Sellos

El clásico sello puede ser la opción perfecta para eventos o celebraciones de carácter íntimo; no es detectable como otros medios de identificación electrónicos de asistentes, pero es perfecto para un control de acceso simple y barato.

 

  • Identificaciones hackeables

Cualquier tarjeta, pase o pulsera con un componente electrónico puede ser pirateado, especialmente si se utiliza en un evento diseñado para hackers. Pensadas para ser presentadas en convenciones de seguridad y similares, estas acreditaciones esconden en su código información, ventajas o curiosidades destinadas a asistentes con la suficiente maña como para descubrirlas. Sin duda la más peculiar de la lista.

 

  • NFC

NFC, o near field communication, hace referencia a la tecnología capaz de interaccionar con un simple toque. Se pueden utilizar para infinidad de situaciones: desde controlar la entrada al recinto, pasando por registrar datos o acceder a información sólo al alcance de este pequeño chip. Los identificadores por NFC pueden ser insertados de diversas formas, aunque es común verlos en forma de pequeños adhesivos que se implementan en tarjetas o pases de papel.

 

  • Wearables

Utilizando una tecnología parecida al NFC, las prendas de vestir, colgantes, gemelos y demás pueden interactuar con stands, incorporar características como iluminación LED, vibración, cupones descuento o información acerca del evento.

 

  • Biometría y reconocimiento facial

Aunque siempre lo hemos visto más cerca de la ficción que de la realidad, la idea de utilizar nuestras huellas dactilares o el escaneo de retina se está abriendo paso poco a poco, y pese a que el reconocimiento de las huellas sigue siendo poco práctico en un evento, el reconocimiento facial se puede realizar sin tener que pegar la cara en ningún sitio, con rapidez y total fiabilidad. Cosa de película.

 

  • Implantes

El futuro se empieza a acomodar en nuestra mano, y nunca mejor dicho. Aunque nos resulte extraño, ya es posible implantarse un minúsculo chip NFC en zonas como la mano, siendo útil para cualquier necesidad cotidiana que tenga el usuario, y para cualquier evento o celebración preparada para esta tecnología a la que asista.

 

  • Con sorpresa incorporada

En el constante flujo de innovación al que el mundo del marketing y los eventos nos tiene acostumbrados, de vez en cuando se cuelan sorpresas tan inesperadas como prácticas. Por ejemplo, en la gira de la cantante Lady Gaga donde los asistentes VIP cayeron en la cuenta que el cordón de su credencial era en realidad un cargador de móvil.

10 errores imperdonables que suelen ocurrir en los eventos ¡Evítalos!

Ocurre con más frecuencia de lo que parece. Te contamos los 10 errores imperdonables en los eventos para tratar que bajo ningún concepto sucedan en la organización del tuyo.

1.- El lugar del evento no se parece en nada al que nuestros asistentes habían visto en la foto. Trata de evitar que esta situación se produzca. Lo mejor es que te asegures de acudir previamente al recinto, para garantizar que no habrá decepción de ningún tipo por parte de tus clientes.

2.- El sitio está en plena remodelación o en obras. No es de recibo que los asistentes lleguen al evento que tanto te ha costado organizar, y mientras se está celebrando se oigan martillazos y el ajetreo propio del personal preparando y rematando detalles de última hora.

3.- El cliente insiste en que quiere asistir pero no tiene agenda. No te queda más remedio que hacer FaceTime, y a mitad de la conversación se te acaba la batería. Finalmente el cliente no va poder ver nada, porque te tendrás que quedar en un sitio fijo con conexión. Procura tener a punto todos tus dispositivos para que no te jueguen una mala pasada.

4.- El sitio es ideal, pero no lo es todo. El recinto es precioso, con instalaciones excelentes y parking, pero en cambio las habitaciones no dan la talla. En estos casos asegúrate de supervisar todas y cada una de las instalaciones del lugar.

5.- El WIFI no funciona. Pasa más de lo que creemos. Cuenta que la mayoría de tus asistentes acudirán al evento con dispositivos móviles, tablets, o portátiles. Comprueba que todos los lugares del recinto cuentan con amplia conexión para que los asistentes no se tengan que aglutinar en un solo rincón de la sala.

6.- Cuando montas tu evento y compartes recinto con otros cuantos eventos más. Ten en cuenta que el foco de atención de tus clientes se dispersará. Procura organizarlo en un sitio exclusivo.

7.- Cuando tienes todo preparado con asistentes y clientes y se te ha escapado algún requisito legal de última hora. Piensa por ejemplo en alguna licencia para alcohol. Procura tener bien atados todos estos detalles para no llevarte sorpresas.

8.- Ojo con los sitios históricos o protegidos. Tu evento en un edificio histórico o lugar protegido lo convertirá en único. ¿pero has pensado en todas las trabas que te puedes encontrar? Los accesos, las instalaciones no estarán tan preparadas, los muebles y objetos delicados, etc… Siempre es mejor optar por un sitio preparado y destinado a la organización de eventos.

9.- El dichoso estacionamiento y el parking. Suele pasar muchas veces. El lugar del evento es perfecto pero los asistentes tienen que dejar su coche a tres kilómetros por la falta de estacionamiento. En este caso debes sopesar la localización y si merece la pena. Procura que el lugar cuente con amplio espacio y parking exclusivo, y en su defecto, que esté bien ubicado y bastante céntrico.

10.- Elige un lugar para tu evento conocido. Esta opción puede ser muy cómoda, pero piensa que si fue hace tiempo, los dueños han podido cambiar, no se han hecho reformas y el servicio no es el mismo. En este caso, comprueba que todo sigue como antes.

 

9 pasos para conseguir clientes rentables en un evento corporativo

El evento corporativo, muy distinto a los personales, puede permitir grandes beneficios. A través de los siguientes 9 pasos te decimos como conseguir clientes rentables, te ayudaremos a mantener relaciones duraderas y consolidadas:

 

  1. Escucha sus necesidades. Mantén tus oídos abiertos. Tras una primera toma de contacto en un evento corporativo debes saber como organizador qué busca y cuales son sus necesidades. Aquí es donde debes predecir y estar preparado para adelantarte a sus peticiones.

A diferencia de los personales, cada evento corporativo es muy diferente. Debes tener muy presente los objetivos del evento, manteniendo en todo momento el propósito de vanguardia en la planificación.

 

  1. Define los objetivos del evento corporativo. Muchas veces los clientes no conocen con exactitud el propósito de nuestro evento. Debes aprender de la experiencia de anteriores acontecimientos, y tomar partido de aquellas decisiones decisivas que te han llevado al éxito.

 

  1. Procura tener muy claro el branding y cultura de marca. «Branding and Culture» son ahora las palabras de moda en el panorama empresarial. Cada línea de negocio está desarrollando muy intensamente su propia marca y cultura de marca.

A la hora de organizar tu propio evento corporativo, de cara a tus clientes, debes tener muy en cuenta y conocer todo acerca de tu propia marca o negocio. Esto demostrará que has tomado mucha dedicación para crear tu imagen de marca.

Ultima cada detalle. Desde el lugar, hasta el color de las luces, y todo en consonancia con la imagen de tu empresa.

 

4.- Haz que sea de tú a tú. Las reuniones en persona, a pesar de la tecnología, que nos permite interactuar a distancia, son vitales. Trata de planificar una o dos reuniones cara a cara. Esto también es gran indicador de que se invierte tiempo en dedicar espacio a un evento y de lo que tu empresa puede representar.

 

5.- Ten cuidado con la competencia. Cuando se trabaja con clientes en un evento corporativo se corre el riesgo de que existan compañías del mismo sector. En estos casos debes ser lo más abierto y honesto posible con las empresas para las que trabajas. Confía en tus instintos con el fin de evitar una guerra entre dos competidores directos.

 

6.- Consigue el equilibrio. Es la eterna batalla de los planificadores de eventos corporativos. Ten en cuenta que siempre pueden surgir gastos imprevistos o cambios en la programación. Trata de no difundir y hablar de estos posibles inconvenientes de última hora. Identifica el problema, determina soluciones y trabaja al respecto de la forma más productiva.

 

7.- Respeta el presupuesto con el que cuentas para tu evento corporativo. Los clientes de este tipo de eventos a menudo gastan gran cantidad de dinero en estos casos. Debes mostrarles que estás dispuesto a negociar precios y en virtud de tu presupuesto establecer una sólida relación con tus clientes.

 

8.- Muestra ideas innovadoras. Aun siendo cauto con el presupuesto, debes probar e impresionar con nuevas experiencias y tecnología innovadora. Como empresa debes transmitir que estás a la vanguardia y el evento corporativo es una gran oportunidad de demostrarlo.

 

9.- Procura mantener conexión con tus clientes tras el evento corporativo. Es fundamental hacer un seguimiento a estos clientes, que te hará marcar la diferencia con otras empresas del sector.

 

Imagen: Silverstone Wing Open Day de SILVERSTONE CIRCUIT disponible bajo Licencia Creative Commons.