News ¿Qué nos depara el futuro de la planificación de eventos?

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Desde tecnología puntera hasta ambientes diseñados para el aprendizaje y la conciliación laboral nos esperan a la vuelta de la esquina.

10 enero 2019

Mundo B2B

Desde tecnología puntera hasta ambientes diseñados para el aprendizaje y la conciliación laboral nos esperan a la vuelta de la esquina.

Los eventos y las reuniones se diseñarán con el objetivo de incentivar la innovación

El principal objetivo a la hora de seleccionar las localizaciones para realizar eventos se alejarán de lo convencional. Hasta ahora se buscaba optimizar únicamente el objetivo principal de cada evento y se dejaba de lado todo lo que rodea y que puede hacer que las experiencias de las personas sean memorables.

Para 2020 la principal novedad será que los organizadores le darán más peso a todo aquello que es ajeno a la propia razón de ser del evento y que va en favor de los asistentes.

Conciliar negocio y placer

Añadir un tiempo dedicado exclusivamente al ocio antes o después de un viaje de negocios o un evento les dará la oportunidad a los asistentes de conciliar mejor y no verse obligados a centrarse al completo en la faceta profesional.

Una ventaja en este sentido es elegir una localización que permita a los asistentes poder visitar diferentes lugares de interés cercanos al evento.

Espacio artístico

Tanto los propios organizadores del evento como muchos asistentes querrán compartir imágenes en redes sociales. Por lo tanto, lo ideal será elegir un lugar con cierto contenido artístico, que haga que el organizador se relacione con un ambiente de nivel.

Innovar a la hora de sentar a los asistentes

Además de centrarse en lo que rodea al evento, también hay que innovar en aquello que forma el propio evento. La disposición de los asientos es muy importante y puede ser crucial a la hora de la interacción entre los asistentes.

En primer lugar, se debe tener claro qué se quiere potenciar: tormenta de ideas, networking, trabajo en equipo, creatividad… Una vez esté claro, se organizarán a los asistentes en consecuencia.

Experiencias interactivas

Los elementos interactivos llevan un tiempo al alza, pero será de cara a 2020 cuando realmente se integren por completo a la organización de los eventos. La época de asistir a una larga lista de ponentes va a quedar atrás para dar paso a unas experiencias mucho más enriquecedoras.

Contenido y programación a medida de los asistentes

La tecnología y los datos permitirán que, en vez de centrarse en un discurso genérico, se pueda centrar la atención en cada uno de los asistentes de manera más personalizada.

A su vez, se va a realizar una programación más dirigida a los asistentes y menos rígida. Se tendrá en cuenta que una misma programación para un gran público es poco eficiente.

Gamificación

Aplicar los elementos de juego ayuda a que los asistentes conecten con los contenidos del evento. Naturalmente, la gamificación favorecerá la interacción entre los asistentes y la absorción de los conceptos.

Contenido de realidad virtual

Implementar realidad virtual en un evento puede ser difícil para la mayoría de los presupuestos. Pese a ello, incluir la realidad virtual, aunque sea de manera paulatina, ayudará a que los asistentes tengan una experiencia memorable.

Ir más allá de la asistencia presencial

Los servicios de streaming permiten a los organizadores expandir sus eventos mucho más allá de los asistentes presenciales. En un mundo cada vez más globalizado, la tendencia a crear eventos se va a extender de manera imparable.

Inteligencia Artificial para mejorar la interacción

  • Chatbots

Jugarán un papel importante en la fase previa del evento, puesto que serán capaces de resolver las diferentes dudas de los asistentes y de los potenciales asistentes. Su tecnología cada vez está más avanzada y en 2020 se podría llegar al punto en que no se note la diferencia entre chatbot y una persona.

  • Seguridad

En muchas ocasiones la seguridad ralentiza mucho la entrada a los eventos. Teniendo en cuenta que la seguridad es algo imprescindible, la IA permitirá agilizar el proceso sin rebajar el nivel de seguridad.

Conclusión

Como conclusión, cabe destacar que todos estos cambios se irán implementando a lo largo de los próximos meses, siendo 2020 un año importante en este sentido. Los organizadores deberán acoger estos cambios, puesto que los asistentes cada vez estarán más acostumbrados a todo este tipo de avances.