News Los previos del evento: Tips para una buena planificación

Los previos del evento: Tips para una buena planificación. Eventos, Organización, Marketing
A continuación dejamos 24 consejos fundamentales para la planificación y preparación previa de un evento.

20 enero 2016

Marketing

Preparar un evento se convierte en todo un desafío, especialmente para quien asume toda la responsabilidad con la única finalidad de que no se le escape hasta el más mínimo detalle.

A continuación dejamos 24 consejos fundamentales para la planificación y preparación previa de un evento que evitarán que el día de la celebración pueda jugarnos una mala pasada:

 

1.- Ten a mano un plan B. Está demostrado que la mayoría de veces falla algo en la logística. O alguien viene con retraso, o por ejemplo falta café para todos. Cuenta con una segunda alternativa contra cualquier contratiempo.

2.- El Factoring de suplementos. Asegúrate bien de las comisiones adicionales que pueden variar bastante dependiendo del sitio. Por ejemplo los impuestos añadidos del lugar donde celebres el evento, o la tarifa de los camareros.

3.- Ten menú variado para todos los gustos. Hay que tener en cuenta que ahora hay vegetarianos, veganos, celiacos, etc… queremos tener contentos y servidos a todos los invitados.

4.- Averigua donde se encuentran todos los puntos, por ejemplo enchufes para cargar los móviles de los invitados o los ordenadores.

5.- Cuenta con suficiente personal…por si hay bajas.

6.- Crea una encuesta de satisfacción de tus asistentes y aprovecha los tiempos libres para ofrecerla y que la completen.

7.- Cuenta con Recursos On Demand. Así puedes hacer recuento de personas después del evento.

8.- Imprime las tarjetas o pases de asistencia por orden alfabético ¡Es más fácil entregarlas!

9.- Y haz unas cuantas tarjetas de más en blanco, por si acaso algún asistente llega sin ella o la ha perdido.

10.- Facilita información sobre el lugar del recinto y sus formas de llegar, así como los medios de transporte.

11.- Ten al lado un coordinador o assistant que revise tu plan. Cuatro ojos ven más que dos.

12.- Crea un hashtag para el evento y difúndelo para que se viralice en los diferentes perfiles de redes sociales. Ello ayudará a la participación de los usuarios y asistentes y servirá para que recibas opiniones y feedback sobre cualquier tema relacionado con el evento.

13.- Aunque la gente prefiere verlo en cualquier dispositivo, imprime algunas copias del orden del día en papel por si acaso. Siempre hay alguien más anticuado.

14.- Proporciona adaptadores de Mac para salas de presentación.

15.- Crea una dirección de correo para el seguimiento de preguntas, asegurándote que tienes una persona pendiente de todas las que llegan para que el tiempo de respuesta sea lo más rápido posible.

16.- Señaliza todas las zonas e indica cada uno de los puntos del evento.

17.- Crea una lista de contactos con todos sus números de teléfono móvil.

18.- Ten a alguien encargado específicamente en el área de recepción y registro durante todo el evento. Proporciona ayuda y seguridad a todos los asistentes que lo necesiten.

19.- Destina un hall o habitación para que los recién llegados puedan dejar sus abrigos, paraguas o cualquier objeto que suponga una carga durante el evento. Se sentirán más cómodos.

20.- Prepara un monitor de video para las preguntas de los asistentes. Y si lleva temporizador de tiempo mejor que mejor.

21.- Equípate con suministro de bolígrafos, agendas, folios, celofán, tijeras. Nunca sabes lo que puedes llegar a necesitar.

22.- Asegúrate de todos los pedidos para el evento y calcula la cantidad en función de sus asistentes. Este tip te ayudará a ahorrar bastante en presupuesto.

23.- Si el evento dura varios días, haz reunión y balance cada día con tu equipo. La noche tras la finalización de cada jornada es el mejor momento.

24.- ¡Muy importante! Cualquier cambio de última hora comunícalo a los asistentes e invitados ya sea por mail o por cualquier medio que les haga llegar el mensaje.

 

Imagen : BUFDG Annual Conference disponible bajo Licencia de Atribución No-Comercial y Sin-Derivaciones.